Een vliegende start in publieke inkoop

← Alle verhalen

Mijn eerste dag als inkoper kan ik me nog goed herinneren. Inmiddels vier jaar geleden startte ik bij een groothandel en vanaf dag één was ik verantwoordelijk voor mijn eigen productcategorie. Op de inkoopkennis die ik heb opgedaan tijdens mijn hbo-opleiding Commerciële Economie na, ging ik er volledig blanco in. Ik werd eigenlijk in het diepe gegooid en mocht zelf uitzoeken hoe ik mijn targets ging halen. Maar ja, je bent jong en je wilt wat! Ik stortte mij vol op mijn nieuwe functie en uiteindelijk ben ik best tevreden met het resultaat. 

Toen ik drie jaar later bij Goedemensen in de publieke inkoop startte – iets wat compleet anders is dan inkopen voor een groothandel – was ik bang voor eenzelfde situatie. Ik was voorbereid om te zwemmen, maar werd in de eerste weken positief verrast. Mijn opdrachtgever toonde veel inzet om mij alle kneepjes van het vak te leren en een paar maanden later kon ik via Goedemensen versneld mijn NEVI 1 halen. Tegelijkertijd volgde ik ook het Groeiplan van Goedemensen, waarin ik inhoudelijke en softskilltrainingen volgde, die ik gelijk in de praktijk kon toepassen. Een vliegende start dus. 

Dat gun ik anderen ook!

Uiteraard heeft niet iedere opdrachtgever de tijd om een nieuwe medewerker de kneepjes van het (inkoop)vak te leren. Daarom ben ik een jaar geleden begonnen met het trainen van nieuwe junior inkopers die in de publieke inkoop willen starten. En dat is écht leuk om te doen!  

Ik ben begonnen met een voorbeeldaanbesteding waar veel fouten in staan. In deze aanbesteding heb ik gearceerd waar de fouten staan, maar natuurlijk niet verteld wat er nu precies fout is. De junior inkoper leest het hele document door en krijgt een aantal dagen de tijd om zelf uit te zoeken welke fouten er gemaakt zijn. Vervolgens gaan we samen de voorbeeldaanbesteding doornemen. De juniors zijn vaak erg gedreven en serieus. En naarmate we verder in het document komen, merk je dat het lampje steeds sneller gaat branden. Aan het eind wordt zelfs vaak gelachen om de fouten die we vinden en merk je dat het zelfvertrouwen van de junior groeit.  

Sinds kort ben ik gestart met het opzetten van een vervolgtraining: de aanbestedingscasus. In overleg met de junior inkoper wordt een onderwerp voor een aanbesteding bedacht. Deze voeren we van A tot Z uit. We beginnen met het schrijven van de casus en vervolgens schrijft de junior inkoper zelf een inkoopstrategie. Daarna volgt het schrijven van de aanbestedingsstukken. We doorlopen in de training alle stappen tot aan het tekenen van het contract. Ik stuur hierin bij wanneer de rechtmatigheid in het geding komt, maar op het gebied van doelmatigheid mogen er best fouten gemaakt worden. Hier komen ze later in het proces zelf achter. Zo leren de junior inkopers van hun fouten en kunnen ze deze ook meteen zelf oplossen. 

Leerzaam voor iedereen

Het leuke is dat ik zelf van elke training ook weer wat leer. Soms ontstaan er uitgebreide discussies die kunnen leiden tot interessante nieuwe inzichten. Die gebruik ik om de training weer wat aan te passen, zodat hij steeds beter wordt. Het is ook leuk om te zien hoe enthousiast de junior inkopers zijn over de trainingen. Ze hebben er vaak echt zin in en vinden het een fijn gevoel dat ze goed voorbereid op opdracht gaan. Voor de opdrachtgevers is het natuurlijk ook fijn om te weten dat de junior inkopers bekend zijn met alle stappen van het aanbestedingsproces. Op die manier zijn ze sneller inzetbaar en starten ze met meer vertrouwen aan de opdracht!

Lees meer verhalen