E-facturen verwerken werkt fantastisch!

← Alle verhalen

Begin 2019 ben ik via Goedemensen gestart als projectmanager e-facturering bij de BUCH-gemeenten. Een mooie en uitdagende klus, waarbij veel voordeel blijkt te behalen op administratief gebied, zodat processen foutloos en efficiënt verlopen. De menselijke factor wordt door het gebruik van e-facturen geautomatiseerd en er blijft tijd over voor uitdagendere taken: een win-winsituatie voor alle partijen. 

Theorie omzetten naar de praktijk 

Veel gemeenten, maar ook profitbedrijven, experimenteren met e-facturatie. Bij de overheid is het zelfs een in 2019 opgelegde verplichting. Leveranciers moeten uiteindelijk hun facturen digitaal aanleveren. In theorie betekent dat een efficiënt en foutloos proces. 

De praktijk is echter weerbarstig: voor we zo ver waren, hebben we hier en daar een paar hobbels genomen. Te beginnen met de afstemming tussen finance (de gebruiker) en ICT. Iedereen doet zijn stinkende best, maar soms spreken we elkaars taal gewoon niet. We denken elkaar goed te begrijpen, maar je ziet toch kleine interpretatieverschillen optreden. Daarnaast zijn er weinig processen waar het niet wemelt van de variaties en dan wordt automatiseren ineens een leuke uitdaging. 

De leveranciers van de financiële pakketten verkondigen dat het implementeren een koud kunstje is en dat het proces daarna vol automatisch verloopt. Nou, dat ben ik in de praktijk nog niet tegengekomen, maar als het goed draait is het een verademing voor alle partijen. Gelukkig kon ik bij de BUCH-gemeenten terugvallen op deskundige en betrokken collega’s en hebben we momenteel de eerste twee leveranciers aangesloten, waaronder Goedemensen. Dat was voor mij wel een belangrijk punt. Ik heb dan ook tegen Goedemensen gezegd dat ze me hierin moesten ondersteunen!  

Je doet het er niet ‘even’ bij 

Ik ben van oorsprong een financial en ben vanuit de financiële discipline bij de BUCH-gemeenten geland. Nadat de ITafdeling zijn werk had gedaan en in de testomgeving alles werkte, zijn we met de praktijkmensen van de financiële administratie aan de slag gegaan. Dat riep direct weer nieuwe vragen op. Gelukkig heeft BUCH ervoor gekozen om iemand in te huren die volledig toegewijd aan dit project kan werken. Dit doe je er namelijk niet even bij.  

Het is een redelijk ontgonnen gebied, waar je veel valkuilen en onverwachte obstakels tegenkomt. Het is dan fijn dat deze snel en deskundig worden weggenomen, zonder dat de dagelijkse procesgang wordt verstoord. De keuze voor een externe projectleider zorgt er ook voor dat emoties en persoonlijke belangen minder snel tot een improductieve sfeer leiden. De meeste mensen hebben een “gezonde weerstand” tegen grote veranderingen; die leiden namelijk altijd tot onzekerheden en dan is het fijn dat je als projectleider iets meer afstand hebt. Ik ben van mening dat dit soort veranderingen een winwinsituatie moeten opleveren voor iedereen. Dan creëer je meteen draagvlak voor toekomstige veranderingen. 

E-facturen in de praktijk 

Tot slot een aantal praktijkvoorbeelden die ons lang ophielden, maar waarbij de oplossing eigenlijk kinderlijk eenvoudig was. Doe er je voordeel mee als je e-facturatie wilt gaan invoeren!

  • Probleem: Na ontvangst van 5 e-facturen komt er niets meer binnen.
    Oplossing: De instellingen waren niet helemaal goed. 
  • Probleem: Een e-factuur wordt juist aangeleverd, maar komt niet aan, zonder melding.
    Oplossing: Menselijke fout. 
  • Probleem: 2e e-factuur van leverancier komt niet aan, 1e wel.
    Oplossing: Registratie fout OINnummers bij provider. 
  • Probleem: 2e e-factuur van leverancier komt niet aan, 1e wel.
    Oplossing: Systeem leverancier stond nog “in test”. 
  • Probleem: Op pdf-factuur staat verplichtingennummer, maar ontbreekt op e-factuur.
    Oplossing: Was niet in het juiste veld ingevuld. Leverancier zet op e-factuur een ander factuurnummer dan op pdf’s en blijft deze ook per e-mail toesturen.
Lees meer verhalen