De week van Mike – Financial controller binnen Ricoh International

← Alle verhalen

Ricoh International heeft mij ingehuurd via Goedemensen als financial controller om het hogere management te kunnen assisteren en ondersteunen met betrekking tot de financiële en bedrijfskundige rapportages en vraagstukken. Ricoh streeft naar bedrijfsgroei en het creëren van nieuwe waarde voor de klanten. Iets wat bij Goedemensen ook hoog in het vaandel staat en dan ook direct de eerste raakvlakken aantoont. De dynamische omgeving in dit bedrijf en de diversiteit wat dit project met zich meebrengt, zorgen voor mij voor vele leerzame aspecten en uitdaging. Iets wat ik uiteraard als Finance Professional erg belangrijk vind in projecten voor mijn verdere groei en ontwikkeling. Ook door het internationale aspect van dit bedrijf heeft mijn Engels een boost gekregen.

Wat doet Ricoh International?

Ricoh International BV is een divisie van de Ricoh Company Ltd. Het bedrijf is al meer dan 80 jaar een leider in de printer- en kopieermarkt. Daarmee is het dan ook toonaangevend in de grafische industrie waarbij het bedrijf de technologie en diensten levert met als einddoel bedrijfsprocessen transformeren op het gebied van efficiëntie en effectiviteit.

Door middel van de expertise in Managed Document Services, Production Printing, Office Solutions en IT Services breidt Ricoh International zijn distributie van producten en diensten uit in Oost-Europa, Midden-Oosten, Centraal-Azië en Afrika.

De spin in het web binnen Ricoh

Momenteel heeft Ricoh International een controllers team bestaande uit 4 Financial/Business controllers. Ikzelf ben als financial controller onder andere verantwoordelijk voor het verstrekken van de rapportages met betrekking tot de besluitvorming voor de gehele divisie Middle-East. Tevens ben ik ook verantwoordelijk voor de diverse afsluitingsactiviteiten die elke maand plaatsvinden. Onze maandafsluiting dient binnen 3 dagen klaar te zijn wat uiteraard snel en hectisch kan zijn.

Als financial controller dien ik goed te snappen hoe de diverse processen binnen Ricoh lopen en wat er binnen deze dynamische organisatie speelt. Geen maand is natuurlijk hetzelfde waar telkens nieuwe vraagstukken uit voortvloeien. Op die manier probeer ik dan ook de spin in het web van de organisatie te zijn zoals ze dat mooi zeggen. Maandelijks houd ik me dan ook met onder andere de volgende vragen bezig: wat er met de sales gebeurt? Zijn er diverse aankopen gedaan in de divisie? Wat zijn onze verwachtingen voor de toekomst? Onwijs leuk om te zien hoe onze business zich vertaalt in cijfers.

Naast de diverse rapportages houd ik me ook bezig met de optimalisatie van de processen. Dit sluit goed aan met de Green belt cursus die ik via Goedemensen heb kunnen volgen.

Enkele toonaangevende cijfers over Ricoh Company, Ltd. (per 31 maart 2019)

  • De totale company heeft een Geconsolideerde omzet van 16,7 Miljard
  • Waarbij 220 geconsolideerde bedrijven onder de Ricoh Company vallen.
  • In totaliteit tellen deze bedrijven samen maar liefst 92.663 werknemers.

De maandelijks afsluiting doen we binnen 3 dagen bij Ricoh. Door de diverse rapportage deadlines gedurende deze dagen brengt dit dan ook de nodige hectiek met zich mee. Ikzelf zie dit als onwijs leerzaam. Hierdoor leer ik onder andere snel te kunnen schakelen en daarnaast goed te sparren met mijn mede collega’s. Mijn hieronder beschreven week was toevallig dan ook tijdens deze afsluitingsperiode.

  • Maandag

Was de eerste dag van onze maandafsluiting. Deze dag staat in het teken van het juist rapporten van alle sales. We hebben deze dag ervoor gezorgd dat alle accruals met betrekking tot verkopen van de maand erin zitten zodat we de volgende dag een getrouw beeld kunnen rapporteren van onze uiteindelijke sales.

Tevens was deze dag ook al de eerste deadline aangebroken. Ik gaf voor Middle East het aantal verkochte printers door aan het hoofdkantoor.

  • Dinsdag

Kunnen we de werkelijke sales na al het werk van gisteren doorgeven aan het hoofdkantoor. We hebben dan ook de deadline iedere maand om dit aan het einde van de ochtend te doen. We hebben ervoor gezorgd dat alle kosten worden meegenomen voor deze maand. Uiteraard ook een belangrijk en niet te vergeten aspect. Zodoende heb ik een totaalbeeld van alle kosten en opbrengsten van de maand gekregen voor de divisie Middle East. Op basis hiervan heb ik mijn diverse analyses gemaakt. De cijfers worden door mij vergeleken met het budget en de forecast en uiteraard wil ik kunnen verklaren waar deze afwijkingen aan kunnen liggen. Erg leuk om de cijfers aan de business te kunnen koppelen en verklaringen te zoeken. Een goede controller ziet deze afwijkingen gedurende de maand natuurlijk al aankomen. Ook analyseer ik de sales nog dieper om te kunnen zien welk van onze winstgevende deals onze marge goed zou kunnen verklaren.

  • Woensdag

Is de dag aangebroken dat we de definitieve cijfers moeten rapporteren aan het hoofdkantoor. Hiervoor hebben we in de ochtend eerst een maandelijks gezamenlijke closing meeting met onze finance directeur. We presenteren in deze meeting dan de cijfers van onze P&L en verklaren de mogelijk verschillen met budget en forecast. We kijken hierbij gezamenlijk of we alles hebben opgenomen in de maand en niks meer ontbreekt. S ’middags zorgen we ervoor dat alle cijfers bij het hoofdkantoor liggen.

  • Donderdag

Begin ik eerst met het schrijven van het verslag van de closing meeting. Hierin worden alle punten beschreven die de toename en/of afname in de sales en kosten verklaren ten opzichte van het budget en de forecast.

Uiteraard is de nieuwe maand binnen Ricoh al weer in volle gang en dus ligt deze dag ook al weer de volle focus op de nieuwe maand.

  • Vrijdag

Heb ik vaak een training. De trainingen ontvang ik op de thuisbasis van Goedemensen en lopen uiteen van hard skills tot soft skills. Daarnaast biedt Goedemensen mij de mogelijkheid om waar nodig extra cursussen te volgen. Zo ben ik erg bezig met mezelf te verdiepen in Lean Six Sigma.

Lees meer verhalen