De week van Cecilia Sanders  – Inkoop professional bij Gemeente Almere

← Alle verhalen

Leuk dat ik jullie mee mag nemen in een kijkje in mijn week.

Via Goedemensen voer ik een uitdagende opdracht uit bij gemeente Almere. De opdracht valt onder het Sociaal Domein binnen de gemeente voor de afdeling contract- en leveranciersmanagement (CLM). Deze afdeling vertegenwoordig ik in een project beheersmaatregelen Ondersteuningsarrangementen.

Achtergrond Project

In juli 2018 is de gemeente begonnen met het inkopen van zorg gericht op resultaat. Hiervoor zijn verschillende arrangementen ontwikkeld, wat de cliënt en aanbieder veel meer flexibiliteit geeft. Eerst werd de zorg ingekocht op basis van prijs keer hoeveelheid uren. Een heel innovatief project dus, wat veel doorontwikkelingen met zich meebrengt. De beheersmaatregelen die wij hier nu voor uitvoeren zijn er, omdat er een forse kostenoverschrijding is, namelijk €6 miljoen per jaar. Het doel van het project is om beheersmaatregelen te ontwikkelen en door te voeren, om de kosten te kunnen terug dringen. Hierbij zijn we bezig met operationele werkzaamheden, maar ook kijken wij verder vooruit in de toekomst en maken strategische plannen.

Afdeling

De afdeling CLM bestaat uit zo’n 17 contactmanagers, waarbij ieder een eigen afgebakend domein heeft, zoals WMO, klassieke WMO, beschermd wonen, jeugd zonder verblijf, jeugd met verblijf en medische hulpmiddelen. Wij werken op een afdeling met flexibele werkplekken, dus op sommige dagen is het zoeken naar een plekje en op andere dagen is het rustiger.

Projectteam

Voor mijn opdracht werk ik veel samen met de projectleider van de Ondersteuningsarrangementen. Samen met de projectleider, procesmanager en een ondersteunde collega vormen wij de basis. Het projectteam bestaat uit 15 personen, zowel interne als externe. Het projectteam is ook opgesplitst in inhoud/kwaliteit en financiën, de bedoeling is dat deze twee werkgroepen samenkomen, zodat het uiteindelijke een geheel wordt.

Het project waarin ik zit is een rijdende trein en er gebeuren veel dingen tegelijk, waarop we soms direct moeten sturen en mijn week er weer heel anders kan uitzien. Dit vind ik juist extra leuk, omdat daardoor geen dag/week hetzelfde is.

  • Maandag

Deze dag start ik met het doornemen van mijn mailbox. Hierbij check ik meteen of er zaken zijn die direct opgepakt moeten worden. Ook loop ik mijn agenda na en maak ik voor mezelf een overzichtje met welke acties deze week uitgevoerd moeten worden. Die acties neem ik mee naar het overleg met het basisteam die het einde van de ochtend plaats vindt. In dit overleg bespreken wij de acties op korte termijn door. Zo bespreken we de agenda’s voor de verschillende werkgroepen die deze week plaatsvinden en kijken we naar de lange termijn planning. Dit om ervoor te zorgen dat het project de vastgestelde doelen behaalt.

Op maandag heb ik verder geen vergaderingen, dus s ’middags heb ik tijd om het dashboard te monitoren en hier acties op uit te voeren. Ik maak een analyse van deze monitoring en bespreek dit maandelijks met de projectleider, om te zien of de beheersmaatregelen ook werkelijk effecten opleveren. Vaak zijn er ook genoeg ad hoc werkzaamheden die tussendoor komen.

  • Dinsdag

Vandaag heb ik 2 overleggen op de planning. Het eerste overleg start om half 10 en gaat over een deelproject. In dit project zit ik met WMO consulenten die cliënten (her)indiceren en beoordelen samen met de zorgaanbieder welk arrangement en pakket passend is om de juiste zorg aan de cliënt te leveren. Helaas verloopt dit proces met de zorgaanbieders niet altijd geheel soepel, daarom sluit ik aan bij dit overleg om de signalen van de WMO-consultenten te constateren. Deze signalen verzamel ik en mede op basis hiervan voer ik acties uit of gaan we in gesprek met de zorgaanbieder.

Het tweede overleg vindt plaats om 13u. Dit overleg is met de werkgroep Financiën. Hierbij sluiten verschillende disciplines aan, zoals een data analist en de projectleider van de werkgroep inhoud. Het doel van dit overleg is om de tarieven van de pakketten zo passend mogelijk maken, op basis van de inhoud van de pakketten. Dit overleg is voornamelijk strategisch en kijkt naar de toekomst.

Tussen de overleggen door is er tijd om mijn mail bij te werken en alvast acties te ondernemen. Na het overleg maak ik een actielijst van de besproken acties met deadlines en deze mail ik door naar de betreffende collega’s.

  • Woensdag

Op woensdag werk ik thuis. Vandaag heb ik tijd om zaken uit te werken. Op kantoor heb ik vaak ook veel bijpraat momenten met collega’s, waardoor het werk soms blijft liggen. Daardoor kan ik thuis vaak meer gefocust werken. Ik bel ook met de projectleider om de stand van zaken door te nemen en af te stemmen waar we meer op moeten sturen. Vaak is woensdag lekker productief en kan ik veel zaken afstrepen van mijn actielijst.

  • Donderdag

Vandaag werk ik weer op het stadskantoor. Er staan 2 overleggen op de planning en ik ben benieuwd wat de dag weer gaat brengen. Binnenkort gaan wij in gesprek met 12 zorgaanbieders in 2 dagen. Dit vraagt natuurlijk een goede planning en voorbereiding. Ik ga samen met een collega zitten en een gespreksleidraad maken, zodat we een rode draad krijgen van de informatie die we willen halen. Later vandaag hebben we een overleg met de programmadirecteur. We informeren haar over de stand van zaken van het project. De programmadirecteur werkt nauw samen met de wethouder.

Ook staat er volgende week een PFO (portefeuillehouder overleg) gepland met de wethouder. Hierin nemen we de wethouder mee in het project en presenteren waar we nu staan in het project. Dit vraagt natuurlijk ook voorbereiding, dus hier zijn we ondertussen ook mee bezig. Dit project vormt een belangrijke prioriteit voor de wethouder de komende maanden, omdat het om veel geld gaat en om de dienstverlening voor 4500 burgers gaat.

  • Vrijdag

Vrijdagochtend ben ik vrij of werk ik nog laatste zaken af voor het project. Verder staat vrijdag in het teken van de training van Goedemensen. Deze training vindt plaats op het kantoor in Amsterdam. Wij krijgen verschillende trainingen op het gebied van soft skills en hard skills. Deze week staat de IT-inkopen training op de planning. Ik ben erg benieuwd naar deze training, want ik heb nog geen ervaring met IT-inkopen dus ik hoop vandaag tips & tricks te krijgen! Ik vind het erg belangrijk om mezelf uit te dagen en verder te ontwikkelen, daarom zijn deze verschillende trainingen erg leerzaam! Het is ook altijd leuk om mijn collega’s te zien die op andere opdrachten zitten en hierover ervaringen uit te wisselen. De vrijdagmiddag sluiten we gezellig af, onder het genot van een drankje!

Benieuwd naar hoe de week van een finance professional eruit ziet? Lees hier ook het verhaal van Mike van Vliet, momenteel in opdracht bij Ricoh International.

Lees meer verhalen