Een weekje uit het leven van Nishani – Inkoper bij Schiphol

← Alle verhalen

Van één op andere dag mocht ik via Goedemensen starten bij Schiphol! Ik kwam terecht op een grote inkoopafdeling met verschillende teams. Ik zat in het Procurement Office team met 13 collega’s. Schiphol kwam met een nieuwe functie, Project Buyer, waar nog invulling aangegeven moest worden. Niets stond nog vast. Samen met een mede collega (ook via Goedemensen) waren wij de nieuwe en nog onbekende Project Buyers. Het takenpakket en de kaders van deze functie waren er nog niet. Stap voor stap hebben we samen deze nieuwe functie opgebouwd en na een jaar zat ik in een team van zes fulltime Project Buyers. Hoe mijn week eruit ziet? Dat lees je hieronder!

  • Maandag

Elke maandag is vaste prik mijn thuiswerkdag, ik werk dan een half dagje thuis. Om acht uur start ik mijn laptop en begin ik standaard met het bijhouden van mijn reminderslijst. Dit is een lijst waarin wordt bijgehouden waar een contract stil ligt in het digitale goedkeurings- en ondertekeningproces.

Hierna pak ik een aanvraag van vorige week vrijdag op, het maken van een verlengingsbrief voor een sublicentieovereenkomst. Mijn overige tijd besteed ik aan het oppakken van aanvragen in de mailbox en voor ik het weet zit deze korte werkdag er alweer op!

  • Dinsdag

Vandaag heb ik geen afspraken en kan ik rustig mijn werk doen. Mijn to-do-lijstje die ik gister had gemaakt pak ik vandaag op. Ik zie dat er in de mailbox een hoop nieuwe aanvragen zijn binnengekomen. Deze werk ik gedurende de dag zoveel mogelijk weg. Tussendoor keur ik inkooporders goed. Mijn overige tijd besteed ik aan het schrijven van een RFP voor Casting bureaus. Dit is een meervoudige onderhandse aanbesteding voor het cluster Digital Marketing & Communication. Ik probeer de RFP zo volledig mogelijk te maken en schrijf mijn vragen op, deze kan ik morgen stellen aan de business waar ik een afspraak mee heb.

  • Woensdag

Vandaag start ik mijn dag met het maken van een raamovereenkomst voor fotografie en een geheimhoudingsovereenkomst voor een software leverancier. Nadat ik hiermee klaar ben heb ik een afspraak met iemand uit de business voor het schrijven van een RFP voor Casting bureaus. Samen nemen we het document door en bespreken we de punten die gewijzigd moeten worden. De middag staat in het teken van het testen van een nieuw systeem (Oracle cloud contracts) die het huidige systeem (EBS contracts) gaat vervangen. De Project Buyers werken dagelijks met dit systeem en kunnen niet zonder, als key user is het belangrijk om het nieuwe systeem zorgvuldig te testen.

  • Donderdag

Donderdag is meestal een drukke dag met veel overleggen, zo ook vandaag. Ik start mijn computer en bekijk de mailbox om te zien welke nieuwe aanvragen er voor mij zijn binnengekomen en pak de kleine zaken op. Ik open mijn agenda om te zien waar ik zo heen moet, want het komende anderhalf uur is het wekelijkse Procurement Office overleg met het hele team. De manager start het overleg met updates en belangrijke zaken die spelen binnen die inkoopafdeling. Hierna mag iedereen om de beurt zijn punten benoemen en wordt dit met de groep besproken. Nadat iedereen aan de beurt is geweest is het tijd om te lunchen. Na de lunch heb ik tijd(een uurtje of twee) om mijn mail weg te werken. Om drie uur is het alweer tijd voor de volgende meeting namelijk, het Groot Inkoop Overleg (GIO). Het GIO vindt één keer per maand plaats en is voor de gehele inkoopafdeling (ongeveer 100 man!). De CPO geeft updates en praat ons bij over er de trends en ontwikkelingen. Ook zijn er gastsprekers en wordt er een presentatie gegeven door inkopers. Het GIO wordt afgesloten met de Bright Spots, waarin eenieder die wil zijn of haar succes(sen) deelt met de hele groep.

  • Vrijdag

Vrijdag is het altijd rustig op kantoor en kan ik lekker alles wegwerken waar ik de rest van de week niet aan toe kwam. Ik begin met een aantal aanvragen vanuit de mailbox waaronder het opvoeren van een nieuwe verwerkersovereenkomst en het beantwoorden van vragen uit de business. Hierna blok ik een uurtje in mijn agenda om te werken aan de RFP. De opmerkingen van woensdag verwerk ik en ik lees het document nog eens goed door. Wanneer ik tevreden ben stuur ik de nieuwe versie naar de inkoper, die de laatste check zal doen. Na de lunch is tijd om de inkooporders goed te keuren en de nieuwe aanvragen in de mailbox op te pakken. Tot slot eindig ik de dag met het bijhouden van mijn reminderslijst voor de goedkeuring en ondertekening van contracten en maak ik alvast een to-do-lijstje voor maandag. Het weekend kan gevierd worden!

Terugblik

Mijn jaar bij Schiphol is voorbij gevlogen, voor ik het wist was het alweer mijn laatste werkdag. Waar ik stiekem best trotst op ben is dat ik mijn steentje mocht bijdragen aan de invulling van de nieuwe functie ‘Project Buyer’ en het opbouwen van dit team. Het was zeker niet altijd even makkelijk, desondanks is het samen met mijn manager en mede collega gelukt om vanuit een nulpunt een volwaardige functie neer te zetten. Daarnaast vond ik het ook gaaf om bij verschillende inkooptrajecten betrokken te zijn. Ik kijk terug op een ontzettende mooie en leerzame tijd bij Schiphol! Met een hoop nieuwe kennis en een ervaring rijker ben ik benieuwd wie mijn volgende opdrachtgever wordt!

Zit jij met een inkoopvraagstuk en zou je graag eens met Nishani sparren? Neem dan contact op met Ronald Zwanenburg op 0612153539 of mail naar r.zwanenburg@goedemensen.nu.

 

Lees meer verhalen