De week van Shailesh – Project Buyer bij Royal Schiphol Group

← Alle verhalen

Ik ben Shailesh! 

Mijn naam is Shailesh Sewdien en ik ben 23 jaar. Ik heb afgelopen week mijn opdracht afgerond bij Royal Schiphol Group. Bij Schiphol werkte ik op de inkoopafdeling als Project Buyer in het Procurement Office team. Dit is een nieuwe functie die is geïntroduceerd met mijn komst bij Schiphol. In het afgelopen jaar was mijn taak ook om deze functie handen en voeten te geven en de functie verder te introduceren bij de andere collega’s van de inkoopafdeling.

  • Maandag

Op maandag begin ik altijd met een kopje koffie, zodat ik lekker scherp aan de dag kan beginnen. Bij binnenkomst zoek ik een fijne plek, omdat immers alle werkplekken bij Schiphol flexplekken zijn. Nadat ik ben ingelogd, bekijk ik altijd mijn mailbox en agenda. Naar aanleiding van mijn mailbox en mijn agenda weet ik ongeveer hoe mijn dag (en week) eruit gaat zien en ik kan een ‘to do’ list maken. Maandag zit ik samen met de Cluster Lead van de clusters Airport Process Solutions en Security Systems & Services om een agenda te maken voor het Clusteroverleg van dinsdag. In dit clusteroverleg hebben we het vaak over wat zich in de business afspeelt en hoe wij toegevoegde waarde kunnen leveren als cluster.

  • Dinsdag

Dinsdag is vaak een van de drukste dagen op kantoor, omdat de meeste mensen afspraken en overleggen hebben. Zelf heb ik op dinsdag altijd een clusteroverleg met de cluster lead en de bijbehorende inkopers van het cluster. Daarnaast heb ik vaak een afspraak met de andere Project Buyers om te kijken of er nog vragen of onduidelijkheden zijn die we samen kunnen bespreken. Verder leef ik een beetje met de waan van de dag, want je weet nooit precies hoe je dag eruit gaat zien. Vaak krijg ik wat mailtjes op dinsdag waarvoor ik iets moet uitzoeken. Denk hierbij aan het doen van deskresearch of het achterhalen van de contactgegevens van de juiste ondertekenaar van de leverancier.

  • Woensdag

Woensdag is op vrijdag na een hele rustige dag op kantoor. Dit is ook een dag waarop ik weinig afspraken heb en veel tijd kan besteden aan de contractregistratie en het beheer hiervan. Ik zorg ervoor dat alle aanvragen die ik in mijn mailbox heb ontvangen kan verwerken en contractverlengingen kan doorvoeren. Daarnaast draai ik elke woensdag een lijst uit met contracten die bijna de einddatum hebben bereikt om te kijken of we deze contracten kunnen sluiten of verlengen. Dit doen we om het contractensysteem schoon en zuiver te houden.

  • Donderdag

Donderdag is weer een vrij drukke dag. Op donderdagochtend zitten we met het gehele team van Procurement Office samen in een meeting om te kijken waar iedereen mee bezig is en of iedereen nog punten heeft die hij/zij wil bespreken. Dit is ook een meeting om algemene zaken toe te lichten. Vaak is er op donderdag ook een ‘stand up’ of een groot inkoop overleg waarin de directeur van de inkoopafdeling de gehele afdeling toespreekt. Verder zorg ik ervoor dat ik mijn mailbox helemaal bijwerk en mijn inkooporders controleer en goedkeur, zodat ik weer helemaal bij ben.

  • Vrijdag

Op vrijdag werk ik maar een halve dag en deze dag werk ik dan thuis. Vrijdag zorg ik dat ik de laatste aanvragen voor het opvoeren of muteren van contracten doorgevoerd heb en al mijn inkooporders goedgekeurd heb, zodat ik met een goed gevoel het weekend in kan.

Opzetten Project Buyer afdeling

Dankzij mijn bijdrage is er een compleet nieuwe functie ontstaan bij Schiphol en is de Project Buyer afdeling ontstaan. Deze Project Buyer is verantwoordelijk voor de operationele ondersteuning van de inkopers en voor het opvoeren en beheren van de contracten in Oracle Cloud.

Ik heb er samen met de andere Project Buyers voor gezorgd dat er een eenduidige werkwijze is voor:

    • Het registreren en muteren van contracten
    • Het verlengen of beëindigen van overeenkomsten
    • Het goedkeuren van inkooporders
    • Het maken van een contractenrapportage

Daarnaast zijn er procesafspraken gemaakt en is er een goede samenwerking gecreëerd tussen de Project Buyers, de inkopers en de business. Dit komt door de goede bereikbaarheid en bekendheid van de Project Buyer afdeling. Verder heb ik als Project Buyer de verlopen contracten inzichtelijk gemaakt en contracten geanalyseerd en gekwalificeerd voor de overgang naar een nieuw systeem. Ik heb ook testen gedaan om te kijken of het nieuwe systeem voldeed aan alle eisen en juist functioneerde, zodat deze op een gebruiksvriendelijke manier gebruikt kon worden. Ook heb ik belangrijke feedback gegeven om de Project Buyer afdeling te laten groeien!

Zit jij met een inkoopvraagstuk en zou je graag eens met Shailesh sparren? Neem dan contact op met Ronald Zwanenburg op 0612153539 of mail naar r.zwanenburg@goedemensen.nu.

Lees meer verhalen