Thuiswerken met Goedemensen – Hoe gaan onze inkopers hiermee om?

← Alle verhalen

Vorige week kregen we tijdens een persconferentie van Rutte te horen dat we voorlopig nog wel even thuiswerken. Volgens de NOS zorgt het thuiswerken voor meer spanningsklachten bij werknemers. Mensen staan continu aan en willen hun werk zo goed mogelijk blijven doen. Volgens arbeidspsycholoog Jan Machek kan het erg lastig zijn als de context van een werkplek wegvalt: “Mensen zijn gewoontedieren, en als je iemand bent die behoefte heeft aan de structuur en het sociale contact van collega’s, kan het best lastig zijn als dat wegvalt.” Wat Machek ook aangeeft is, dat mensen meer stress krijgen doordat er een minder duidelijke scheiding is tussen werk en privé. Wat je ziet is dat mensen hierdoor in feite meer uren maken dan voorheen, omdat zij het gevoel hebben ‘te weinig’ te doen wegens gebrek van sociale controle op het werk.

Wij gingen het gesprek aan met onze eigen inkopers, werkzaam bij verschillende bedrijven in diverse branches. Hoe ervaren zij het thuiswerken en waar lopen zij zoal tegenaan? En hoe gaan zij zelf om met de (missende) scheiding tussen werk en privé? Er is een hoop veranderd in de wereld van inkoop sinds de wereld thuis werkt en een paar van die ervaringen gaan we bundelen.

“Afschalen in plaats van inkopen”
Zo is er voor Vincent (inkoper bij Schiphol, houdt zich bezig met de inkoop van consultancy) veel veranderd sinds hij thuiswerkt. Omdat Schiphol zo goed als gesloten is, houdt hij zich momenteel vooral bezig met het afschalen van de huidige opdrachten, waar hij deze eerder juist aan het inkopen was! Hij gaat veel in gesprek met de betrokken partijen om het zo allemaal op een nette manier op te lossen. De reacties lopen uit een volgens Vincent: “Soms steken mensen eerst hun hakken in het zand en daarna gaan ze in de meewerk modus of ze zijn juist begripvol en direct al aan het meedenken met deze lastige situatie”.

Ook Rianne (tevens inkoper bij Schiphol) merkt een duidelijk verschil: “Mijn functie houdt in dat ik inkooptrajecten draai en de inkopers ondersteun. Bijvoorbeeld het afsluiten van contracten met nieuwe leveranciers, addenda, verlengingen en dergelijke.” Rianne werkt ook sinds de crisis vanuit huis. Ze is helemaal niet meer op kantoor geweest: “Heel veel skypen en bellen dus, maar verder gaan de werkzaamheden wel gewoon door. Je merkt wel dat partijen nu heel anders in onderhandelingen staan, dit gaat nu eigenlijk een stuk makkelijker dan voorheen omdat bedrijven afhankelijker zijn.”

Een goed begin is het halve werk
Voor Collin Wu (Data analist bij Kim plus delta) verandert er juist niet zo veel. Hij analyseert verschillende bestanden met data en zet ze om naar de juiste gewenste formats. Hij voert veranderingen door, of laat analyses en vergelijkingen zien tussen deze data. Dit deed hij al veelal vanachter zijn computer en dit kan hij dus gemakkelijk blijven doen. “Mijn opdracht begon net aan het begin van de crisis, in feite ben ik drie dagen op kantoor geweest en ben daarna gelijk thuis gaan werken.”

Aparte werkplek voor structuur
Volgens Machek is het belangrijk om een duidelijk afgescheiden werkplek te hebben. Collin: “Ik had gelukkig thuis al een PC met twee beeldschermen. Ik heb daar mijn werklaptop op aangesloten waardoor ik een eigen werkplek thuis heb gecreëerd.” Zo kon Collin direct weer aan de slag zonder al te veel obstakels.

Anouk (Buyer bij ANWB voor Facilitaire en IT-gerelateerde inkopen) had gelukkig al een extra beeldscherm thuis staan. Voor Anouk was vooral de eerste week thuiswerken wennen: “Hoe ga je de dingen doen die je deed, maar met de beperkingen gehandhaafd…” Anouk’s waskamer fungeert nu ook als werkkamer.

Rianne heeft ook een duidelijke werkplek voor haarzelf. Zo werkt ze doordeweeks in het huis van haar vriend en voor de afwisseling gaat ze in het weekend naar haar ouders. Machek benadrukt hoe belangrijk het is om je vrije tijd te borgen. Door een aparte werkplek te hebben, kan je ook even “afscheid” nemen van het werk door deze plek te verlaten. Het is ook belangrijk om je hoofd even te kunnen resetten door bijvoorbeeld te gaan sporten. Iets wat al onze inkopers (in ieder geval proberen te) doen! Zo heeft Anouk haar afleiding gevonden in het schoonmaken van haar huis: “Mijn huis is nog nooit zo schoon geweest!”

Duidelijke dagindeling
Rob (Tactisch inkoper bij Meerlanden) heeft veel baat bij structuur in zijn dag. Zo maakt hij aan het begin van iedere dag een lijst met dingen die hij die dag allemaal wil afronden. Hij houdt dezelfde pauzes aan als op werk om de structuur te borgen.

Het borgen van een goede dagindeling is tevens erg belangrijk om de grenzen tussen werk en privé te bewaken. Anouk start haar dag ongeveer zo: “Als ik opsta ga ik bijvoorbeeld eerst even de vaatwasser uitruimen of stofzuigen voordat ik achter mijn laptop kruip zodat ik even de tijd heb om wakker te worden. Vervolgens zet ik mijn laptop aan en bekijk en beantwoord ik alvast de eerste email. Daarna is het tijd voor ontbijt. Na het ontbijt gaan we aan de slag met het werk.”

Contact met collega’s
Aangezien Rob bijna begint aan een nieuwe opdracht als tactisch inkoper bij Sanquin, is hij nu voor Meerlanden zijn opvolger digitaal aan het inwerken. De communicatietool die ze bij Meerlanden gebruiken is Microsoft Teams. Dit gebruikt hij dus ook voor het inwerken van zijn opvolger. Het is voor Rob wel lastiger om iemand online in te werken dan om face-to-face dingen uit te leggen. Echter, neemt de flexibiliteit van mensen toe en als zijn opvolger later nog informatie mist, dan helpt Rob hem daar uiteraard graag mee.

Microsoft Teams wordt ook door Collin en zijn collega’s bij Kim plus delta gebruikt. En bij Schiphol communiceren Rianne en Vincent door veel te bellen via bijvoorbeeld Skype. Juist nu ligt het gevaar erin het contact met de buitenwereld te verliezen. Anouk: “Ik bel iedere dag even iemand en dan niet alleen maar werk gerelateerd maar ook gewoon even de social talk. Daarnaast hebben we met collega’s een privé groepsapp waarin we berichten naar elkaar kunnen sturen die niet werkgerelateerd zijn. Zoals iedereen wel gemerkt heeft, zijn er op dit moment genoeg foto’s en filmpjes waar je even goed om kunt lachen!” Daarnaast heeft Anouk nog een andere tip voor als de verveling toeslaat: “Digitaal Rummikub kan ik iedereen aanbevelen! (Hiervoor zijn verschillende apps waarin je vrienden, familie, collega’s kunt uitnodigen voor een spelletje).”

Kortom; onze inkopers sluiten zich volledig aan bij Machek en zorgen voor een gestructureerde dag en kiezen duidelijke momenten om werk even uit te zetten. Daarnaast is het inrichten van een goede werkplek met goede voorzieningen belangrijk. Al duurt dit (hopelijk) nog maar een paar weken, dan alsnog de moeite waard!
Onze inkopers blijven optimistisch, zo ziet Vincent deze periode als een leerzame periode en een interessante uitdaging die juist mogelijkheden biedt voor de toekomst!
Zit jij met een inkoopvraagstuk en zou je graag eens met een van onze inkopers het gesprek aangaan? Neem dan contact op met Ronald Zwanenburg op 0612153539 of mail naar r.zwanenburg@goedemensen.nu.
Lees meer verhalen