Thuiswerken met de inkopers van Goedemensen – Hoe ziet het inwerktraject er nu uit?

← Alle verhalen

Vorige week spraken we met Anouk, Collin, Rianne, Rob en Vincent over de veranderingen die de corona crisis met zich meebrengt. Het UWV deed onderzoek naar welke branches er nu al getroffen worden door de coronacrisis omdat ze bijvoorbeeld verplicht moeten sluiten. Zo wordt de luchtvaart en de horeca zwaar getroffen terwijl de vitale sectoren nu juist alle hulp kunnen gebruiken. Zo is ook onze eigen inkoopprofessional Rob vorige week gestart aan een nieuwe opdracht als tactisch inkoper bij bloedbank Sanquin. Dit betekent dat hij vorige week eerst zijn vervanger bij Meerlanden digitaal heeft ingewerkt en dat hij nu zelf in deze nieuwe situatie wordt ingewerkt bij Sanquin. Bij Sanquin wordt hij op kantoor ingewerkt, uiteraard met de maatregelen in acht nemend.

Bij Goedemensen hebben we een uitgebreid sollicitatieproces. Voor de crisis kwam het in een uitzonderlijk geval voor dat wij sollicitatieprocedures digitaal afnamen. Wanneer iemand bijvoorbeeld woonachtig is in het buitenland werden gesprekken afgenomen via Skype. Momenteel vinden alle sollicitatiegesprekken binnen Goedemensen digitaal plaats. Ondanks dat videobellen een prima alternatief is voor het voeren van een face-to-face gesprek, kan dit het inwerktraject wel bemoeilijken. Deze week gingen wij opnieuw het gesprek aan met onze eigen inkopers om zo hun ervaring met het digitale solliciteren en inwerken te kunnen delen.

Eerste indruk via videobellen

Volgens Tanya Bondarouk, hoogleraar Human Resource Management aan de Universiteit van Twente maakt het voor een eerste indruk niet uit of je iemand spreekt per video of in levende lijve. Rianne (Inkoper bij Schiphol) en Collin (Data analist bij Kim plus delta) beamen dit. Collin zegt: “Alle afspraken moeten helaas nu op afstand gedaan worden. Hierbij zou ik communicatie software gebruiken zoals Skype of Microsoft Teams. Zelf ben ik daarnaast voorstander van het uitvoeren van tests die direct met de functie betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld inkoop cases voor inkoop.” Ook Tanya Bondarouk van de UT zegt dat het een goed idee is om iemand bijvoorbeeld een casus te geven tijdens het gesprek. Ook via videobellen is het goed mogelijk om in te zien hoe een persoon op een bepaalde situatie reageert.

Anouk van der Bie (Buyer bij ANWB) vindt dat het sollicitatieproces best in zijn geheel via video kan plaatsvinden. Zij zegt: “Een rondleiding zal niet mogelijk zijn aangezien er geen mensen zijn. Een filmpje van de locatie kan helpen.” Zo zouden ook andere aspecten die normaal onderdeel zijn van het sollicitatieproces via video’s of powerpoint presentaties vervangen kunnen worden. Je moet dan natuurlijk wel zo’n filmpje op de plank hebben liggen… To do voor na de crisis dus als je deze nog niet hebt!

Minimaal een gesprek face-to-face

Rob (tactisch inkoper bij Sanquin) is van mening dat de eerste twee gesprekken nog best via een videogesprek kunnen plaatsvinden. Wel zou hij de derde keer alsnog het gesprek face-to-face laten plaatsvinden: “De derde keer kan je bijvoorbeeld in een vergaderzaal afspreken. Hoewel er zoveel mogelijk thuisgewerkt wordt, lijkt het me wel een goed idee om ook ten minste één keer in het echt een afspraak te maken. Je kunt dat voldoende afstand houden en afspreken op kantoor, daar is verder als het goed is toch niemand anders.” Zo kan je toch een betere inschatting maken van of er een oprechte klik is aan beide kanten.

Scherm delen bij digitaal inwerken

Als het gaat om het inwerkproces zijn onze inkopers het er unaniem over eens: het is vooral belangrijk dat je weet waar, of bij wie, je de juiste informatie kunt vinden. Collin zegt hierover: “Dit kunnen simpele dingen zijn, zoals wie verantwoordelijk is voor wat en voor welke onderwerpen je waar moet zijn.” Rob en Vincent zeggen dat het heel makkelijk is om bijvoorbeeld een scherm te delen via videobellen, zodat je de ander kan laten zien wat je aan het doen bent: “Je kan met de benodigde systemen werken terwijl een ander op afstand meekijkt door je scherm te delen in Skype of bijvoorbeeld Microsoft Teams.” Alsof je toch naast elkaar zit.

Volgens Anouk verandert er niet veel aan de onderwerpen die relevant zijn tijdens een inwerkprocedure: “Wie zijn je collega’s en hoe kun je deze bereiken? Over welke expertise beschikken ze?; Met welke systemen wordt er gewerkt en hoe werken de systemen; welke werkwijze wordt er gehanteerd en wat is bijvoorbeeld het inkoopbeleid of zijn er specifieke formats die er gebruikt worden?”. Dit kan in principe prima worden uitgelegd aan de hand instructie video’s en met het delen van schermen. Het lijkt er dus volgens de inkopers op dat je op deze inwerkmanier wel goed in staat kunt worden gebracht om inhoudelijk je functie uit te kunnen voeren.

Gebrek aan koffie momenten

Een vast onderdeel van de eerste paar werkweken zijn vaak de korte kennismakingskoffietjes met teamgenoten en andere belangrijke personen binnen een bedrijf. Deze koffietjes gaan nu toch lastiger. Rob vindt het daarom belangrijk om toch elke dag afspraken te maken met mensen binnen de organisatie of afdeling om iedereen zo toch een beetje te leren kennen. Zo kan je toch voor jezelf inzichtelijk maken hoe de lijnen lopen.

Rianne vindt het belangrijk dat iemand echt de tijd voor je neemt tijdens de inwerkprocedure en ook Collin ziet hiervan het belang: “In ieder geval de eerste paar dagen moet iemand beschikbaar zijn die ook echt de tijd heeft gekregen voor het begeleiden van een nieuwe werknemer.” Op deze manier kan iemand de ontwikkeling van de nieuwe werknemer goed monitoren en in het vervolg eventuele vragen van de nieuwe werknemer beter beantwoorden. Rianne zegt hierover: “Ik denk dat het wel belangrijk is dat er veel contact wordt gemaakt met nieuwe collega’s. Bijvoorbeeld door even te bellen om kennis te maken en veel aanwezig te zijn bij vergaderingen.” Hier ligt ook een actie voor de nieuwe collega’s, zoek je nieuwe collega (digitaal) eens op en pak ook dat spontane ‘koffiemoment’.

Connectie maken 

Digitaal ingewerkt worden zorgt voor minder persoonlijk contact, waardoor het lastiger is om echt de connectie te maken met nieuwe collega’s. Onze inkopers zijn het erover eens dat het lastiger is om een gevoel van saamhorigheid te creëren op afstand. Volgens Vincent en Rob biedt videobellen hier wel een mooi alternatief voor. Rob zegt: “Videobellen met wellicht meerdere mensen tegelijk op een vrijdagmiddag met een drankje erbij. Wanneer meerdere mensen interesse in je tonen als je nieuw bent, heb je al gauw het gevoel dat je erbij hoort”. Ook Vincent vindt dit een goed idee, “een pubquiz of iets dergelijks via een video meeting zou leuk zijn.”

Momenteel wordt er bij Rob (Sanquin) zowel op kantoor als op afstand iemand ingewerkt. Rob zegt: “Op kantoor zitten we ver uit elkaar, maar kunnen we toch veel bespreken omdat we acht uur op een dag in dezelfde ruimte zitten. Daarnaast bel, videobel en mail ik veel met collega’s. Ook stelden een aantal collega’s zich voor via de mail, dit vond ik leuk om te zien.”

In deze nieuwe digitale wereld ontbreekt het persoonlijk contact, dus is het onze taak om hier zo goed mogelijk op in te spelen met de middelen die we hebben. Video(bellen) biedt hiervoor een mooie overbrugging, maar toch blijft het persoonlijke contact belangrijk, helemaal bij een sollicitatie- of inwerkprocedure. Om toch dit persoonlijke contact te simuleren, kunnen collega’s of teamgenoten een soort welkomstpakket samenstellen met bijvoorbeeld recepten die je samen kan koken, een playlist met dezelfde muziek om naar te luisteren of bijvoorbeeld een gezamenlijke pubquiz op vrijdagmiddag!

Lees meer verhalen