Thuiswerken met de financials van Goedemensen: “De data-analyse is zeer essentieel tijdens de crisis”

← Alle verhalen

Inmiddels werken Goedemensen alweer vijf weken thuis. Gisteren tijdens de persconferentie van premier Rutte werd duidelijk dat we dit de komende weken blijven doen. Twee weken geleden introduceerden wij vijf van onze financials en hun ervaringen met het thuiswerken. Deze week gaan wij dieper in op hun ervaringen met het thuiswerken en wat dit voor impact heeft op de branche waar zij in werken, de dagelijkse bedrijfsvoering en hun eigen werkzaamheden. En wat als we straks weer naar kantoor kunnen? Wat zijn de verwachtingen dan?

Eerste bouwprojecten komen stil te vallen

Zo merkt Nick (Projectcontroller/Business controller bij Etro Vastgoedzorg) dat de eerste bouwprojecten stil komen te vallen nu de coronacrisis een tijdje begint te duren: “Dit komt voornamelijk voor bij projecten waarbij werkzaamheden worden verricht in bewoonde staat.” Volgens Nick levert dit vooral veel uitdagingen op voor de werkvoorbereiders: “Zij maken planningen voor de te verrichten werkzaamheden en deze worden nu helemaal omgegooid. Daarnaast moeten bewoners extra begeleid worden, uitleg krijgen en goedkeuring geven voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Dit alles kost dus een stuk meer tijd. Ook de druk op het managementteam neemt toe. Wekelijks wordt er overlegd over de situatie en naar noodscenario’s gekeken.” Ook uit onderzoek van het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) komt dat de bouwproductie als gevolg van de coronacrisis met 15% zal dalen.

Bij Mike (Assistent-controller bij Waternet) is een vergelijkbare situatie gaande. Mike vertelt: “Binnen Waternet is het technische personeel nog wel op pad en het kantoorpersoneel werkt grotendeels thuis. De niet-thuiswerkers bevinden zich natuurlijk in een hele andere situatie dan de thuiswerkers. Voor mij persoonlijk is er dus niet heel veel veranderd. Je ziet dat medewerkers elkaar op een andere manier proberen te vinden en te schakelen met elkaar en daardoor ook heel creatief worden. Je mist het non-verbale contact met elkaar, maar je ziet dat veel gecommuniceerd wordt door strak belegde vergaderingen en weekstarts.” Kennelijk is dit een probleem waar we tegenaan blijven lopen. Helemaal gezien we de komende weken nog aan ons thuiskantoor gebonden zijn.

Brandweer behandelt 35% minder incidenten dan vorig jaar

Mats (Data-analist voor de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord) merkt dat de druk binnen de Veiligheidsregio aanzienlijk is toegenomen: “Dit geldt zowel voor de hulpverleners als het kantoorpersoneel. Vooral het ambulancepersoneel heeft het extra druk. Deze broeders en zusters spannen zich enorm in om alle patiënten op een snelle en veilige manier naar de ziekenhuizen te vervoeren. Gelukkig hoeven onze brandweermannen en -vrouwen sinds de maatregelen minder vaak in actie te komen. Uit de cijfers maak ik op dat de brandweer in vergelijking met dezelfde periode vorig jaar 35% minder incidenten behandelt. Dat betekent niet dat alle brandweerlieden bij de pakken neer gaan zitten. Ook in deze tijden laat de brandweer zich van zijn beste kant zien door in te vallen als ambulancechauffeur en te assisteren in de teststraat van de GGD.” Heel mooi om te zien hoe iedereen zich inzet tijdens deze crisis.

Assisteren bij vitale processen

Mats vult aan: “Mocht mijn werkdruk in de komende weken aanzienlijk afnemen, dan zou het kunnen dat ook ik ga assisteren bij deze vitale processen. Tot op heden blijkt de data-analyse echter zeer essentieel te zijn in deze crisis. Over veel gegevens die normaal vanzelfsprekend zijn, is plots onduidelijkheid. Neem bijvoorbeeld de beschikbaarheid van de brandweermensen of de voorraden aan mondkapjes. In de afgelopen weken zijn mijn collega’s en ik bezig geweest om dit soort gegevens in beeld te brengen.”

Net als in de eerste update – herkennen al onze financials het gebrek aan snel schakelen door de thuiswerksituatie. Imme (Finance trainee bij de Gemeente Lelystad) zegt hierover: “Ik merk vooral dat het even schakelen niet meer ‘even’ is. Je zit natuurlijk niet meer naast elkaar en iedereen heeft een andere indeling van de dag. Wat normaal één minuut zou kosten kan nu meerdere keren mailen of langs elkaar heen bellen zijn waardoor dingen die snel opgelost zouden kunnen zijn nu veel meer tijd in beslag nemen.” Mike herkent dit en loopt tegen hetzelfde aan: “Voornamelijk het snel kunnen schakelen met collega’s en/of andere afdelingen. Normaal gesproken kun je binnen Waternet snel bij iemand langs lopen en schakelen. Nu is het mailen of een afspraak inplannen.” Dit zal de komende weken ook nog wel even zo blijven.

Bellen in plaats van mailen

Het is lastiger om op de hoogte te blijven van belangrijke informatie om je werk goed uit te kunnen blijven voeren. Mats zegt: “Om zo goed mogelijk op de hoogte te blijven van alle relevante ontwikkelingen is het natuurlijk belangrijk om contact te houden met collega’s. Hoewel ik mijn dichtstbijzijnde collega’s dagelijks spreek, spreek ik mijn collega’s van andere afdelingen in deze tijden beduidend minder. Als je hierdoor bepaalde informatie mist, ontstaan wel eens problemen. Wat voor mij hiervoor een goede oplossing is, is om te bellen in plaats van te mailen. Als ik bel, vraag ik gelijk hoe iemand er bij zit en of ik gelegen bel. Op die manier kom ik direct te weten of iemand tijd heeft en of er andere zaken spelen.” Door te bellen heb je meestal direct iemand te pakken en bereik je hetzelfde als op kantoor ‘even’ bij diegene langslopen. Je hebt ook vaker even een sociaal moment, wat weer helpt voor de mentale staat.

Van nature bemoei ik me overal mee

Om op de hoogte te blijven van relevante informatie ontvangt Imme regelmatig een mail van haar teamleider met daarin de belangrijkste updates: “Dit zijn meer algemene updates, van collega’s met wie ik niet direct in contact sta, ben ik wel minder op de hoogte. Met andere collega’s bel ik regelmatig om op de hoogte te blijven en mis ik (voor zover ik weet…) geen relevante informatie.” Ook Nick ziet een goed alternatief in het videobellen: “Van nature bemoei ik me eigenlijk overal mee en toon ik interesse in iedereen. Nu ook via videobellen. Ik heb nog steeds gesprekken met mensen uit verschillende  lagen in het bedrijf over de projecten. Hier is niets in veranderd.” Zo zorgt hij ervoor dat hij goed op de hoogte blijft van alle ontwikkelingen!

Ik ben zeer te spreken over het thuiswerken

Aangezien we de komende weken nog wel even thuiswerken, houden onze financials de moed erin. Nick zegt: “Ik ben eerlijk gezegd zeer te spreken over hoe mijn opdrachtgever met thuiswerken omgaat. Er zijn geen werkzaamheden die ik hier niet kan verrichten en iedereen is aangespoord om Microsoft Teams te gebruiken om met elkaar in contact te blijven. Tuurlijk is face-to-face prettiger maar belemmerend is thuiswerken voor mij zeker niet.” Complimenten dus voor Etro Vastgoedzorg!

Meer flexibiliteit en efficiëntie

Imme denkt dat wanneer we straks weer allemaal aan het werk kunnen dit alleen maar zorgt voor meer flexibiliteit en efficiëntie in de werkweek: “We hebben nu gezien wat essentieel is en welke processen er (eventueel) geschrapt kunnen worden. Het is dan wel belangrijk dat hier kritisch naar gekeken wordt zodra we weer op kantoor zijn, of het liefst al eerder. Anders bestaat de kans dat iedereen in zijn oude, eventueel minder efficiënte, patronen terugvalt of dat er onterecht wordt gedacht dat een proces wel weg kan.” Het thuiswerken biedt volgens Imme ook kansen: “we kijken inmiddels op een hele andere manier naar de processen die lopen en ik denk dat er veel mogelijkheid is om te verbeteren en te blijven innoveren.” Mike is het hiermee eens en hoopt dat als we straks weer op kantoor kunnen werken de gestructureerde vergaderingen zoals ze die nu hebben, aangehouden worden: “Deze vergaderingen zorgen voor veel efficiëntie en effectiviteit!”

Zo blijven onze financials optimistisch en zien ze ook de kansen die de crisis met zich meebrengt. Iedereen wordt steeds creatiever met oplossingen en samen slaan we ons er doorheen!

Zit jij met een financieel vraagstuk en zou je graag eens met een van onze financials het gesprek aangaan? Neem dan contact op met Ronald Eerbeek op 0610893002 of mail naar r.eerbeek@goedemensen.nu.

 

Lees meer verhalen