Flexibele overeenkomsten met leveranciers is waar je nú in moet investeren

← Alle verhalen

Wanneer ik een overeenkomst sluit, besteed ik uiteraard aandacht aan een financieel goede deal en het minimaliseren van risico´s. Maar ik kijk ook altijd naar gunstige randvoorwaarden. Wat in een tijd als deze een gunstige zet gebleken is.

Door gunstige randvoorwaarden sluit een overeenkomst nog beter aan op de behoefte en creëer ik ruimte om in deze (veranderende) behoefte mee te bewegen. Het doel: een passende overeenkomst met een langere en duurzame houdbaarheidsdatum.

Eén van de randvoorwaarden welke ik bij iedere overeenkomst probeer toe te passen, is flexibiliteit. De mogelijkheden en behoefte hierin zijn bij iedere leverancier natuurlijk verschillend. Hoe zit met flexibiliteit in een overeenkomst?

  • Tijdelijk opschalen van een dienst of product à hogere frequentie of aantallen
  • Tijdelijk afschalen van een dienst op product à lagere frequentie of aantallen
  • Tijdelijk onderdelen of componenten toevoegen
  • Tijdelijk onderdelen of componenten elimineren
  • Verlengen van een overeenkomst onder dezelfde randvoorwaarden
  • Afspraken over beëindigen van een overeenkomst

Overeenkomsten die flexibel zijn, zijn volgens mij over het algemeen langer bruikbaar door de mogelijkheid om met de behoefte mee te bewegen. Minimale wijzigingen worden namelijk opgevangen zonder dat een nieuw contract moet worden opgesteld met dezelfde leverancier. Of als er zelfs een nieuwe marktverkenning of tender moet worden uitgezet. Laat staan de ‘ergernis’ die er vaak bij beide partijen bij komt kijken om een contract open te breken of opnieuw samen te stellen.

Het is voor mij duidelijk dat de voordelen voor de inkopende organisatie groot zijn. Maar ook voor de leverancier zitten er voordelen aan. Denk aan het professionaliseren van de producten of diensten aan de (veranderende) behoefte van de klant. De eindgebruiker, de klant, is meer tevreden en bedrijfstechnisch het belangrijkste, er hoeft geen (noodgedwongen) afscheid genomen te worden. Je creëert een langere en duurzamere relatie die standhoudt in verschillende situaties.

Zo’n situatie hebben we het afgelopen halfjaar (!) allemaal meegemaakt. Voor mij dé bevestiging dat de keuzes die ik altijd al maakte bij het aangaan van overeenkomsten nu helemaal erg goed uitkwamen. In plaats van afscheid nemen van leveranciers was er dus de mogelijkheid om de aantallen wat aan te passen en kon de leverancier als leverancier blijven. Als inkooporganisatie moet je je volgens mij, in hoeverre dat kan, voorbereiden op deze crisissen. Het bedrijfsresultaat en de continuïteit valt of staat bij goed en flexibel inkopen.

Ben je benieuwd hoe ik zo’n overeenkomst heb opgesteld bij een van mijn vorige opdrachten? Hier ga ik volgende keer over uitweiden.

Lees meer verhalen