Contractmanagement professionaliseren bij de RAI Amsterdam. Karima vertelt!

← Alle verhalen

In mijn eerdere blog ´Contractmanagement professionaliseren’, ben ik ingegaan op contractmanagement. Nu ga ik uitgebreider in op een van de trajecten die ik recent heb doorlopen, namelijk die bij RAI Amsterdam.

Waarom wil de RAI contractmanagement inrichten?
De afgelopen jaren heeft RAI Amsterdam grote stappen gezet in het professionaliseren van haar inkoopafdeling. Doordat inkoop professionaliseringsslagen heeft gemaakt komen goede contracten tot stand. Om inkoopresultaten te realiseren in de uitvoering, is een logische vervolgstap het professionaliseren van contractmanagement. Dit betekent niet automatisch het oprichten van een nieuwe afdeling en/of het aantrekken van een aantal contractmanagers. Samen met RAI Amsterdam is gekozen voor een decentrale uitvoering. Dit betekent dat de contractmanagementtaken in de business/decentraal terechtkomen. Vanuit Goedemensen heb ik samen met de RAI de eerste stappen hierin mogen zetten. Het opstellen van het contractmanagement beleid. In dit beleid geven we het kader voor: taken, verantwoordelijkheden, methoden, richtlijnen, afspraken, trainen werknemers etc.

Wat hebben we gedaan?
We zijn gestart met de contractscan, een inventarisatie van de huidige situatie en het helder in kaart brengen van de organisatiedoelstellingen.

Het is belangrijk eerst in kaart te brengen wat de situatie binnen de organisatie is en waar de kansen en bedreigingen liggen. Enkele vragen die daarbij kunnen helpen:

  • Hoe en in welke mate maakt contractmanagement deel uit van het organisatiebeleid?
    Is er een inkoopbeleid, waarin contractmanagement staat beschreven? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en de methoden omschreven?
  • Wat gebeurt in de huidige situatie met contracten, afspraken en output?
    In welke mate worden contracten en de contractuele afspraken in de organisatie gemonitord, wat gebeurt er met deze output? In welke mate vindt er sturing plaats op leveranciersprestaties?
  • In hoeverre ondersteunen systemen het contractmanagement?
    Is er sprake van een contractbeheersysteem en in hoeverre wordt deze gebruikt?
  • Wat wil je als organisatie bereiken met het contractmanagement?
    Is er een heldere visie? Welke visie? Zo niet, hoe kan visie ontwikkeld worden? Op welke manier contractmanagement ondersteunt bij behalen organisatiedoelstellingen?

Na deze inventarisatie zijn we gestart met het ontwikkelen van het contractmanagementbeleid. Dit beleid geeft de kaders waarbinnen contractmanagement wordt uitgevoerd binnen de RAI. In het beleid hebben we het volgende beschreven:

  • De definitie van contractmanagement, contractbeheer, inkoop en leveranciersmanagement die gehanteerd wordt binnen de organisatie.
  • De methode, de gekozen aanpak die de basis vormt voor de inrichting van het contractmanagementproces.
  • Een beschrijving van het contractmanagementproces en van de verschillende rollen die komen kijken bij contracten met een uitwerking in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
  • De criteria waarmee contracten in groepen/classificaties zijn in te delen en de contractmanagementaanpak voor die groepen.
  • Systemen welke de contractmanagers kunnen gebruiken voor het vastleggen van informatie en het maken van rapportages.


Het resultaat van contractmanagementbeleid bij de RAI

Er is voor de RAI een businessgedreven, pragmatisch contractmanagementbeleid en bijbehorend plan van aanpak ontwikkeld. Het contractmanagementbeleid maakt een aantal uitgangspunten rondom ‘hoe contractmanagement uitvoeren’ duidelijk, geeft aan hoe de rollen en verantwoordelijkheden in grote lijnen verdeeld zijn en creëert helderheid over de te bereiken resultaten en specifieke aandachtsgebieden. Het contractmanagementbeleid geeft de kaders aan waarbinnen alle medewerkers van RAI worden geacht te handelen.

Duidelijk moet wel zijn dat het opstellen van het contractmanagementbeleid het begin is van de totale professionaliseringsslag op contractmanagement. Maar het is wel het enige juiste begin. Op deze manier heb je dus duidelijke kaders, overeenstemming binnen de organisatie, inzichten en creëer je houvast voor huidige en nieuwe medewerkers.

Hoe nu verder?

Nu de behoeftes en kaders voor contractmanagement zijn opgezet, ligt er een gedegen basis voor de volledige implementatie van contractmanagement in de organisatie. Hiervoor heb ik samen met mijn collega’s van Goedemensen een stappenplan ontwikkeld. Ben jij nieuwsgierig? Dan komt ik graag met je in contact. Ik licht natuurlijk graag alvast een tipje van de sluier toe.

De vervolgstappen:

  • Draagvlak creëren in business.
  • Meer waarde inzichtelijk maken voor business.
  • Uiteindelijke centrale werkprocessen gezamenlijk met business tot stand laten komen. Dit door ontwikkelen naar formats, tools, modellen en informatiebladen.
  • Het selecteren en benoemen van de contractmanagers.
  • Inventariseren en categoriseren van contracten en bepaal voor ieder contract de functionarissen die de rollen (gaan) invullen zoals die in het beleid zijn geïdentificeerd.
  • Het selecteren en benoemen van de contractmanagers.
  • Trainen en begeleiden van de contractmanagers in de nieuwe werkprocessen.
  • Informeren en trainen van alle andere rollen zoals: contracteigenaar, contractbeheerder, servicemanager en inkoper.

De implementatie laat door de RIVM-maatregelen helaas nog op zich wachten. Zodra de maatregelen het toelaten, kan de RAI meteen doorpakken. Richting de RAI wil ik ook mijn dank uitspreken dat ze in deze moeilijke tijden toch hierover durven na te denken en mij hebben gekozen hen daarbij te helpen.

Is jouw organisatie ook toe aan deze professionaliseringsslag? Ik kom graag eens vrijblijvend in contact om de wensen en passende uitvoering te bespreken.
k.azahaf@goedemensen.com
088-0112000

Lees meer verhalen