Procesoptimalisatie – Purchase to Pay

← Alle verhalen

Ik heb het traject begeleid voor het wegwerken van alle achterstanden in het p2p- proces. En onder het mom van: ‘voorkomen is beter dan genezen’ heb ik de processen in samenwerking met de inkoop- en finance afdeling zodanig geoptimaliseerd dat er in de toekomst zo min mogelijk facturen binnenkomen die niet matchen met de inkooporder.

Hoe ik zo’n traject start?

  1. Probleemanalyse (waar loopt het proces vast/waar ontstaan de problemen)
    Deze gesprekken zijn essentieel om een langdurige oplossing aan te dragen en de afdelingen beter op elkaar aan te laten sluiten. Inkoop heeft finance nodig, maar ook andersom. Nadat die wederzijdse erkenning er was, konden we aan de slag.
  2. > Stakeholder (welke stakeholders zijn betrokken in het proces en zijn onderdeel van de oplossing)
    > Leveranciers (wat is de afhankelijkheid van leveranciers en hoe zijn ze te bewegen naar de gewenste oplossing)
    Er blijken vaak veel mensen van groot belang te zijn als je een oplossing wilt hebben. In deze situatie waren de category managers de personen die konden zorgen dat de data en prijzen van de leveranciers op tijd binnen kwamen. Vervolgens moest dit naar de data-analist die zou zorgen dat de inkopers de juiste prijzen krijgen en dus een correcte inkooporder kunnen opstellen. Op deze manier krijgt finance geen mismatches meer.
  3. Oplossing (en met name implementeren daarvan)
    Ja, je kunt prima wachten tot de leverancier uit zichzelf deze informatie toestuurt. Maar dit gebeurt dan op hun manier, op hun tijd met als gevolg dat je intern kan vastlopen. Bij deze opdrachtgever waren verschilde de prijzen ook nog maandelijks dus we moesten kort op de bal zitten. Een week voor de prijswijzigingen wil je dan alles binnen hebben, de data-analist kan dan aan de slag en vervolgens levert inkoop een PO aan die overeenkomt de prijs op de factuur. Finance blij, tijd bespaard en een kleinere foutmarge.

Uitdagingen in deze werkwijze?
Een verandering doorvoeren, brengt altijd problemen met zich mee. Er komt (in eerste instantie) meerwerk bij kijken en processen waar iedereen al jaren aan gewend is, worden omgegooid. Iedereen mee krijgen in deze verandering is dus de uitdaging.

En daar ligt nou juist de kracht van een externe. In ieder geval zeker in mijn ervaringen. Er hangt zoveel af van de interne samenwerkingen en patronen zijn er ingesleten. Iemand die niet iedereen persoonlijk te vriend hoeft te houden, maar juist kan zorgen dat de rest allemaal ‘vrienden’ met elkaar wordt, is heel haalbaar als externe. Vervelende boodschappen doorgeven, streng zijn en het gedeelde doel voor ogen houden is waar mijn kracht ligt. Verbinden dat is de kracht van een externe inhuren.

Wat kan ik voor u betekenen?
Heeft u een proces wat sneller of beter kan lopen? Facturen en PO’s die niet met elkaar matchen? Afdelingen die niet optimaal samenwerken? Ik zorg ervoor dat alle afdelingen meegaan, de juiste leveranciers aan boord komen of blijven en de processen langdurig goed blijven lopen.

Lees meer verhalen