Inkoop

Een goed begin is de halve aanbesteding: ‘Maak van tenderen een feestje’

← Alle verhalen

Kortere inschrijftijden en minder frustratie door de risico’s eerder te delen met de aannemer. Zo kun je van  aanbesteden een feestje maken, stellen Bas Bogaards en Hein de Haan van het ‘onorthodoxe’ inkoopadviesbureau Goedemensen. “Aanbesteden is net rugby.”  

Is dit een verhaal over perfect aanbesteden? Bas Bogaards en Hein de Haan van Goedemensen weten het niet.  Maar dat het beter kan, is voor de inkoopadviseurs geen vraag meer. Hun motto: maak van tenderen een feestje.  Ingenieur De Haan benaderde Cobouw nadat hij een artikel had gelezen over het mislukken van grote  infraprojecten. ‘Bouwers en Rijkswaterstaat voeren zelden een dialoog over risico’s’, stond erboven.  

SMART tenderen  

“Dat is de spijker op zijn kop”, dacht de specialist op het gebied van inkoopmanagement en bouwrecht. Sterker:  ‘Wij hebben de oplossing. Precies hierom bedachten wij een nieuwe inkoopstrategie op basis van het begrip early  involvement. We noemen het SMART Tenderen.” Aanbesteden leuk? Er zijn er bij die het voor minder deden. De  Haan weet zeker dat het kan. “Als je ingewikkelde projecten maar positief benadert.”  

Op tijd de dialoog aangaan  

Begrijp hem niet verkeerd. Er valt een wereld te winnen. Zou professioneel inkopen in de bouw een vak zijn op  school dan krijgt de BV Inkoop Nederland van hen een 7+. “Door aspecten zoals duurzaamheid en circulariteit  staan opdrachtgevers en opdrachtnemers voor een behoorlijke uitdaging. Het is zoals universitair docent Willem  Janssen laatst ook in Cobouw zei: de aanbesteding is een soort tombola van wensen en ambities geworden. De  vraag is: hoe maak je dat praktisch uitvoerbaar?”  

De twee zijn momenteel betrokken bij een groot utiliteitsproject. Dat ze als relatief klein adviesbureau worden  ingeschakeld, spreekt volgens hen boekdelen. “Ze zien kennelijk dat wij het anders aanvliegen. Ons verhaal  begint te landen.”  

Op tijd de dialoog aangaan met de aanbestedende dienst en de bouwers, dat is hun aanpak. Zelfs nog voor de  opdrachtgever op de knop tenderen drukt. “Dat klinkt onorthodox, maar onze ervaring is dat het werkt. Wij  vertellen niet hoe het duurzaamheidsetiket eruit moet zien, maar we proberen van de wensen en ambities een  realistisch verhaal te maken zonder dat je daarmee marktpartijen afschrikt en ze opzadelt met allerlei risico’s,  waarop ze in een enorm krap timelab moeten reageren.”  

Rondje langs aannemers 

Een goed begin is de halve aanbesteding, stellen de twee. En it takes two to tango. “Een dialoog tussen opdrachtgever en marktpartijen is alleen mogelijk wanneer alle risico’s op tafel liggen en besproken kunnen  worden. Maar dikwijls is de invloed van de markt op de uitvraag beperkt. Als er vervolgens een dialoog  plaatsvindt in de marktverkenningsfase gaat het gechargeerd gezegd over koetjes en kalfjes.”  

De Haan paste de onconventionele manier van werken al een keer in Leiden toe bij een project met  monumentale bruggen. “De gemeente wilde zo goedkoop mogelijk nieuwe installaties en onderhoud inkopen. Je  kunt dan twee dingen doen. Afwachten en tenderen en hopen op een goed eindresultaat. Of je doet nog voor de  aanbesteding een rondje langs aannemers en vraagt hoe zij ertegenaan kijken. Wat voorzie jij voor problemen,  hoe zou jij het verkeerstechnisch regelen? Kort gezegd leg je alle risico’s vroegtijdig op tafel. Vervolgens vorm je  samen een team en vorm je een centraal doel. Wij kiezen voor dat laatste. Beginning with the end in mind,  noemen wij dat. En de markt die normaal gesproken klaagt over lange procedures en een korte inschrijftijd was  super enthousiast: nog voor de procedure kunnen we meedenken.”  

De aannemerij is een wereld die je moet begrijpen  

Van aannemers om de hoek tot potentiele kanshebbers uit het hele land. Ze werden allen benaderd. Vijftien in  totaal. “Tegen betaling lieten we vijf aannemers een kosteninschatting maken. Reken het eens door. Op basis  daarvan werd er een vast plafondbedrag toegevoegd. Uiteindelijk schreven meerdere partijen in. Het is niet dé 

manier, maar één van de manieren en het gaat vooral over goed voorbereid zijn. Begin je de aanbesteding  zonder goede voorbereiding, dan prikt een beetje aannemer daar echt wel doorheen en schrijven ze in met in  hun achterhoofd ingecalculeerde extra risico’s. Er zijn zelfs opdrachtgevers bij die bewust een aantal risico’s  achter de hand houden: wij zeggen, deel ze juist. Je wilt toch een eerlijk verhaal?”  

Hein de Haan (Links) en Bas Bogaards: “Beginning with the end in mind.” Foto: Eran Oppenheimer  

Vroegtijdig inzicht  

Maar waarom is de eagere inkoper nodig? Heeft de gemiddelde overheidstenderaar te weinig verstand van  zaken? “De aannemerij is een wereld die je moet begrijpen”, zegt Bogaards. “Als je zonder verstand van  technische zaken inkoopt, levert dat een hoop frustratie op. Wij zetten in op vroegtijdig inzicht. Dat levert een  kortere voorbereiding op, lagere ontwerpkosten en minder problemen tijdens de uitvoering. Ook de  betrokkenheid wordt groter.”  

Betrek inkopers er eerder bij? Hebben we dan geen Zeesluis IJmuiden of Afsluitdijkaffaires meer? Waarom  gebeurt dit niet vaker? “Dat heeft met gewenning en terughoudendheid te maken. Opdrachtgevers zijn misschien 

ook bang dat ze zich niet aan de regels houden voor een level playing field. Wij zeggen probeer niet iedere keer  het wiel opnieuw uit te vinden. Alles kan beter en leuker, mits je vertrouwt op de kennis van de markt die er  voldoende is. Maar dan moet je die kennis wel eerder ophalen. Nu zegt 90 procent van de markt: succes. Dit is  de aanbesteding. Kijk maar of je het kunt maken.”  

De Haan besluit: “De bereidwilligheid is er. Wij proberen een soort realisme te brengen. Te late oplevering, te  hoge prijzen, iedereen is dat zat.” Bogaards vult aan: “Aanbesteden is net rugby. “Iedereen heeft zijn eigen taak  en levert zijn eigen bijdrage. Je moet er blind op kunnen vertrouwen dat een ander doet wat hij moet doen. Dat  bepaalt uiteindelijk het succes.”  

Bron: Cobouw – auteur Thomas van Belzen

Lees meer verhalen