Purchase to Pay – in de praktijk bij Wienerberger

headerimg

Jarden werkt sinds april als Procurement Analyst bij Wienerberger, producent van duurzame bouw- en bestratingsmaterialen. Eén van de doelen van de opdracht van Jarden is om de compliance te verhogen. Nadat Jennifer ons al heeft meegenomen in de basisprincipelen van Purchase To Pay (P2P) neemt Jarden ons mee in de praktijk met P2P.

Gedegen en uniform proces

Een goed begin is het halve werk, dus het treffen van de juiste voorbereidingen voor toekomstige veranderen – binnen het P2P-proces – zijn erg belangrijk. Ik zorgde voor een gedegen en uniform proces met daarin de juiste procuratieregeling. Hiermee wordt de PO-dekking verhoogd en de behandeling van facturen geautomatiseerd.

Juiste vervolgstappen

Verschillende analyses zijn gedaan om de juiste vervolgstappen te bepalen. Hierbij is gebruik gemaakt van de proces-mining tool van Celonis, die de digitale footprint van de huidige inkoopprocessen volgt en deze in kaart brengt. Deze tool heeft voor Wienerberger inzichtelijk gemaakt waar de praktijk afwijkt van de ‘happy flow’ en trackt bijbehorende KPI’s.
Uit deze analyse is naar voren gekomen dat niet alle gegevens correct in het ERP-systeem stonden. Zo kon direct al een optimalisatieslag gemaakt worden door alle outline agreements goed in SAP te zetten en zodoende de catalogi op orde brengen. Het uitvalpercentage van de facturen is daardoor flink teruggedrongen.

In gesprek met stakeholders

Een van de belangrijkste onderdelen in procesverbetering zijn de gesprekken met de stakeholders. Ik ben fysiek langsgegaan bij diverse fabrieken en heb gesprekken gevoerd met o.a. de plantmanagers. Samen met hen is gekeken waar mogelijkheden voor efficiëntie lagen. De resultaten van deze gesprekken gebruikten we om de ‘Quick Wins’ te bepalen en de productcategorieën te prioriteren voor optimalisatie.
Dit zijn als eerste MRO (Maintenance Repair and Operations) en Capex. MRO omvat een groot aantal transacties, c.a. 37,5%, die momenteel veel tijd in beslag nemen naast dat er regelmatig sprake is van ‘maverick buying’ en er uitdagingen zijn met de ontvangstregistratie.

Resultaat

Door gebruik te maken van een E-procurementtool, Jaggaer, wordt via een punch-out een link gelegd naar de webshops van belangrijke leveranciers. Zo worden verschillende stappen binnen het P2P-proces geautomatiseerd, wordt ‘maverick buying’ tegengegaan en het bestelgemak voor de interne klanten verhoogd!

Kom in contact

Efficiënter, effectiever en kostenbesparender werken?
Wij komen graag in contact!

Robert-jan göbel
Manager inkoop- en supply chain

Purchase to pay - de uitleg Purchase to pay bij kiadis
Op de hoogte blijven?
Neem contact met ons op footercta-signup