Purchase to Pay – volwassenheid vergroten van een organisatie

headerimg
Het belang van digitale transformatie neemt toe. Data, analyses en technologie worden steeds belangrijker voor inkoopprofessionals om goed advies te kunnen blijven geven en de toenemende risico’s te beperken. Ook de workload binnen inkoopafdelingen stijgt.
Dit vraagt om slimme en efficiënte oplossingen die inkopers ondersteunen. Jennifer van der Nagel, P2P-Expert bij Goedemensen vertelt graag meer over de belangrijkste voordelen van Purchase to Pay automatisering en hoe dit kan bijdragen aan het verhogen van de volwassenheid van de inkoopfunctie.

Wat is purchase to pay (P2P)?

Met P2P wordt het proces bedoeld van aanschaf van een product of dienst tot en met de betaling daarvan. Het proces bestaat uit verschillende stappen zoals de aanvraag, goedkeuring, order verstrekking, ontvangst registratie, PO-matching en betaling. Door dit proces te optimaliseren met P2P-software kan de volwassenheid van een organisatie worden verhoogd. Daarnaast slaat het een belangrijke brug tussen de disciplines Inkoop en Finance. Een geautomatiseerd P2P-proces verbetert de samenwerking tussen beide en zorgt voor een beheersbaar en zeer efficiënt end-to-end proces.

Wat zijn de drie belangrijkste voordelen van P2P?

  1. Verhoging van compliance

    Een P2P-systeem helpt je om regels, over wie wat mag aanschaffen en goedkeuren structureel in te regelen. Daarnaast kan je als inkoopafdeling ook veel beter sturen op waar en tegen welke prijzen bepaalde goederen of diensten worden aangeschaft. Dit kan door inkoopstromen te standaardiseren met gecontracteerde voorkeursleveranciers. Je zorgt zo niet alleen voor een betere uitnutting van je contracten maar gaat tegelijkertijd ook “maverick buying” tegen.

  2. Beter in control

    Je hebt meer inzicht en grip op je budgetten, uitgaven, cashflow en liquiditeitspositie doordat je de toekomstige uitgaven inzichtelijk hebt. Inkoopaanvragen worden namelijk vooraf geautoriseerd waardoor je altijd een actueel overzicht hebt van je budgetten en uitstaande financiële verplichtingen. Ook heb je beter inzicht en grip op alle inkopen en contracten waarmee de inkoopstrategie substantieel kan worden verbeterd.

  3. Kortere doorlooptijden en besparingen

    Een geautomatiseerd P2P-proces zorgt voor verhoging van het bestelgemak en verkort de verwerkingstijd. Door gebruik te maken van OCI-koppelingen kunnen bestellers bijvoorbeeld direct op de webshop van een leverancier producten bestellen. Dit is een van de meest gebruiksvriendelijke bestelmogelijkheden die er is binnen een P2P-systeem en met name geschikt voor verbruiksartikelen met een hoge bestelfrequentie. Ook zijn er veel minder handmatige acties en correcties nodig omdat belangrijke informatie al vooraf wordt ingegeven waardoor kortere doorlooptijden en lagere kosten gerealiseerd kunnen worden.

Wat kunnen wij als Goedemensen hierin betekenen?

Goedemensen helpt bij implementatie en/of optimalisering. Samen met de opdrachtgever wordt de scope van het project bepaald en in kaart gebracht waar de organisatie nu staat en wat men wil bereiken.

Aan de hand van een gedegen analyse wordt bepaald welke software, modules en inrichtingsmogelijkheden het beste aansluiten op de behoeften. Denk hierbij aan het in kaart brengen van het inkoopbeleid, de stakeholders en verschillende inkoop- en factuurstromen. Goedemensen begeleidt ook bij het creëren van draagvlak en verandermanagement om een succesvolle implementatie en uitvoering te waarborgen.

Kom in contact

Efficiënter, effectiever en kostenbesparender werken? Wij komen graag in contact!

Jeniffer van der Nagel 6 1 scaled

Jennifer van der Nagel

Inkoopprofessional en P2P-specialist

Purchase to pay in de praktijk- kiadis

“Jennifer heeft met persoonlijkheid en lef een goed functionerend P2P-systeem opgezet” – Kiadis

Purchase to pay bij kiadis
Verhoging van compliance, beter in control, kortere doorlooptijden en besparingen - Purchase to Pay
Neem contact met ons op footercta-signup