“Overtuig met data”
Jennifer van der Nagel is inkoop professional bij Goedemensen. Het Rode Kruis Ziekenhuis heeft haar expertise ingezet om hun purchase to pay proces – het proces van inkoop tot betaling – te optimaliseren.

Hoe heeft Jennifer dit aangepakt? “Het begint met het oplossen van de kernvraag: waar zit het probleem? Dat betekent veel onderzoek doen, interviews met stakeholders houden, inkoop data inzichtelijk maken, inkoopbeleid en procedures doornemen en inkoopstromen in kaart brengen. Aan de hand van exacte, concrete informatie heb ik een adviesrapport met verbeteracties opgesteld. Denk aan het orderpercentage o.b.v. de totale spend, het aantal leveranciers per afdeling en de gemiddelde factuurwaarde per order en leverancier”.

Dat advies heeft Jennifer gepresenteerd aan de OR, aan het managementteam en afdelingsleiders. “Zo raakten niet alleen steeds meer mensen overtuigd van de noodzaak van het optimaliseringsproject. Het was ook een belangrijke zet om draagvlak te verkrijgen. Want het optimaliseren van processen betekent vaak een verandering van werkwijze. En verandering roept weerstand op. Door de belangrijkste stakeholders in een vroeg stadium te informeren en betrekken, voorkom je dit. Ander voordeel: als externe, onafhankelijke partij heb je geen directe belangen en blijft een gestructureerde aanpak van het proces beter gewaarborgd. Met sneller het beste resultaat tot gevolg”.

Ook vanuit Rode Kruis Ziekenhuis door hoofd inkoop Evelyne met veel enthousiasme gereageerd op haar werk. “Dat Jennifer haar rapport is overgenomen door de accountant, zegt genoeg over de kwaliteit van haar werk. Jennifer denkt goed mee en is prima in staat om lopende processen te beoordelen op functionaliteit en efficiency. Zij werkt zeer zelfstandig, maar ook in teamverband houdt zij zich goed staande. Als consultant heeft zij precies de juiste mentaliteit. Jennifer is communicatief sterk, ambitieus en laat zich de kaas niet van haar brood eten.”

En nu? “Het startsein is gegeven voor het uitvoeren van het optimaliseringsplan. Alles is klaar voor een professionele en volwassen inkoopafdeling. Ik ben erg blij dat ik hier een belangrijk aandeel in heb mogen hebben”.

Ondertussen is Jennifer begonnen aan haar volgende project bij Kiadis Pharma. Met het projectteam heeft ze in een paar maanden tijd een volledig geautomatiseerd Purchase 2 pay (P2P) systeem opgezet. Daarmee is het gehele proces tegelijkertijd ook gestandaardiseerd en enorm verbeterd. Dit zorgt voor veel minder operationeel werk en meer grip en controle op de inkopen en uitgaven.