OPSTELLEN VAN CONTRACTMANAGEMENTBELEID
RAI Amsterdam, het grote evenementen-, congres- en beursbedrijf waar bekende en onbekende evenementen plaatsvinden en jaarlijks minimaal 1,5 miljoen bezoekers trekken. Daar zit een organisatie van ruim 400 medewerkers achter, verdubbeld met externe krachten bij een evenement.
Waar is Goedemensen voor ingezet?
De afgelopen jaren heeft RAI zich ingezet om de inkoopafdeling te professionaliseren. Door deze verbeteringen komen goede contracten tot stand. Een logische vervolgstap is dan ook om contractmanagement te professionaliseren. Daar is Karima van Goedemensen bij aangehaakt.
Contractmanagement inregelen betekent niet automatisch het oprichten van een nieuwe afdeling en/of het aantrekken van een aantal contractmanagers. In overleg met RAI is gekozen voor een decentrale uitvoering. Dit betekent dat de contractmanagementtaken in de business terecht komen.
Het doel van Goedemensen bij RAI Amsterdam was het opstellen van het contractmanagementbeleid. In dit beleid staan de kaders voor: taken, verantwoordelijkheden, methoden, richtlijnen, afspraken, het trainen van werknemers etc.
Hoe is er te werk gegaan?
Het lijkt logisch, maar is essentieel voor een goed verloop van je project: in kaart brengen van de situatie en bepalen waar de kansen en bedreigingen liggen. Vragen die bij RAI zijn gesteld:
- Hoe en in welke mate maakt contractmanagement deel uit van het organisatiebeleid?
staat contractmanagement omschreven in het inkoopbeleid? Zijn taken, verantwoordelijkheden en methoden omschreven? - Wat gebeurt er in de huidige situatie met contracten, afspraken en output?
Hoe worden contracten en contractuele afspraken gemonitord? En wat gebeurt er met deze output? In welke mate vindt er sturing plaats op leveranciersprestaties? - In hoeverre ondersteunen de systemen contractmanagement?
Is er sprake van een contractbeheersysteem en hoe/ in hoeverre wordt deze gebruikt? - Wat wil je als organisatie bereiken met contractmanagement?
Wat is de visie? Is die helder voor iedereen? Zo niet, hoe kan deze ontwikkeld worden? Op welke manier ondersteunt contractmanagement bij het behalen van de organisatiedoelstellingen?
Na de inventarisatie is gestart met het ontwikkelen van het contractmanagementbeleid. In het beleid zijn de volgende punten beschreven:
- De definities van de termen, zoals contractmanagement, contractbeheer, inkoop en leveranciersmanagement.
- De methode, gekozen aanpak die als basis dient voor de inrichting van het contractmanagementproces
- Een beschrijving van het contractmanagementproces en de verschillende rollen die komen kijken bij contractmanagement. Deze rollen zijn uitgewerkt in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De criteria waarmee de contracten in classificaties zijn in te delen en de contractmanagementaanpak per classificatie.
- Systemen die gebruikt worden voor het vastleggen van informatie en het maken van rapportages.
Het resultaat
Een businessgedreven, pragmatisch contractmanagementbeleid met een bijbehorend plan van aanpak. De kaders zijn duidelijk gemaakt waarbinnen alle medewerkers van RAI Amsterdam dienen te handelen. Het opstellen van een beleid is natuurlijk maar het begin van de totale professionalisering, maar wel het enige, juiste begin.
Hoe nu verder?
Nu er een gedegen beleid ligt met heldere kaders kan het beleid worden geïmplementeerd in de organisatie. Goedemensen heeft een stappenplan opgesteld om dit beleid te implementeren:
- Draagvlak creëren
- Meerwaarde inzichtelijk maken voor de gehele business
- Centrale werkprocessen tot stand laten komen. Dit in samenwerking met de business.
Formats, tools, modellen en informatiebladen - Contracten inventariseren en categoriseren en voor ieder contract de functionarissen bepalen
- Begeleiden en trainen van contractmanagers in de nieuwe werkprocessen
- Informeren en trainen van alle andere rollen (contracteigenaar, contractbeheerder, servicemanager en inkoper)
Is jouw organisatie toe aan een professionaliseringsslag? Of ben jij juist de professional die een organisatie verder wil brengen op gebied van contractmanagement? Nico Volmer komt graag met je in contact.