Wat is contractmanagement?
Contractmanagement verwijst naar het proces van het beheren van contracten gedurende hun levenscyclus, ook wel contract lifecycle management (CLM) genoemd. Dit gaat in vanaf het opstellen en onderhandelen van contracten tot de uitvoering, eventuele verlenging en de beëindiging ervan.
Onder contractmanagement vallen taken als het opstellen van contracten, onderhandelen over clausules, operationele & financiële prestaties analyseren, maximalisatie en risicobeperking en relatiebeheer. Het is in deze rol van belang dat gemaakte afspraken goed worden nageleefd.
Efficiënt contractmanagement bestaat uit de volgende onderdelen:
- Alle voorwaarden en afspraken die in het contract staan worden geleverd;
- Naadloze samenwerking tussen belanghebbenden;
- Meer controle over de onderhandelingen en eventuele contractverlengingen;
- Gestandaardiseerde processen die foutgevoeligheid verminderen;
- Gecontroleerde kosten en uitgaven;
- Leveranciers worden verantwoordelijk gehouden voor het handhaven van de afspraken.
Denise van draanen
businessmanager inkoop publiek
Waarom contractmanagement?
Professioneel contractmanagement richt zich op de maximalisatie van een contractprestatie en richt zich dus op het behalen van de meeste waarde uit een contract.
Veel afdelingen worden betrokken bij het contractmanagementproces, zoals finance, inkoop en juridische zaken. Een goed proces zorgt voor een lage foutgevoeligheid, minder kosten en geen gemiste deadlines of nalevingsproblemen. Optimaal contractmanagement kan wel 10 tot 20 procent financiële winst van de contractwaarde betekenen.
De grote druk die organisaties ervaren om kosten te drukken, efficiëntie te verhogen en bedrijfsprestaties te verbeteren, versterken de behoefte aan professioneel contractmanagement.
Nieuwsgierig hoe Goedemensen in de praktijk contractmanagement professionaliseert? Lees onderstaand artikel bij RAI Amsterdam.
Wat valt er onder contractmanagement?
Contractmanagement bestaat uit veel componenten en er is veel maatwerk. Ieder contract is immers anders. Het proces kunnen we echter opdelen in zes fasen: contractplanning, contractopstelling en -onderhandeling, contractondertekening, contractuitvoering, contractbeheer, contractbeëindiging. Deze fases geven de levenscyclus van een contract weer.
-
Contractplanning
Basis van het contractmanagementproces wordt gelegd. Het identificeren van behoeften en doelstellingen, het bepalen van de contractscope, vaststellen van contractvoorwaarden en betrokken partijen selecteren zijn onderdelen hiervan.
-
Contractopstelling en -onderhandeling
De contractvoorwaarden en clausules worden opgesteld en de onderhandeling tussen de partijen vindt plaats. Het beoordelen en aanpassen van conceptcontracten, mogelijke risico’s identificeren en de belangen van alle stakeholders met elkaar afstemmen gebeurt in deze fase.
-
Contract-ondertekening
Dit moment tekent het formele startpunt van de uitvoeringsfase.
-
Contractuitvoering
In deze fase worden de contractuele verplichtingen (bijvoorbeeld diensten, producten, service, kennis etc.) nagekomen. Prestaties worden bewaakt, wijzigingen beheerd of toevoegingen gedaan aan het contract. Eventuele geschillen worden opgelost en de kwaliteit en tijdige levering wordt gewaarborgd.
-
Contractbeheer
Denk hierbij aan het bijhouden van contractuele verplichtingen, termijnen en deadlines. Maar ook het verzamelen en archiveren van relevante documentatie, uitvoeren van prestatiebeoordelingen en het beheren van eventuele risico’s of problemen.
-
Contractbeëindiging
Wanneer de contractduur eindigt of er ontstaat contractbreuk, dan wordt het contract beëindigd. Het afronden van contractuele verplichtingen, afhandelen van eventuele resterende betalingen, archiveren van relevante documentatie en het evalueren van de algehele prestatie.
De toegevoegde waarde van contractmanagement
Contractmanagement kan een complex proces zijn, maar levert al snel veel voordelen op en creëert meerwaarde voor de organisatie, zoals:
- RisicobeheerContractmanagent draagt bij aan het identificeren, beoordelen en beheersen van risico’s die verband houden met contractuele verplichtingen. Door hier proactief op te reageren, kunnen maatregelen worden getroffen en eventuele schade, vertraging, geschillen of verliezen worden geminimaliseerd.
- KostenbesparingenNauwkeurige contractonderhandelingen, bewaken van contractuele prestaties, verminderen van contractbreuken of -geschillen, optimaliseren van contractvoorwaarden voor gunstige tarieven en leveringsvoorwaarden dragen allemaal bij om kostenbesparingen te realiseren.
- Naleving en governance
Door juist contractmanagementbeheer is het waarborgen van naleving van wettelijke, regelgevende en contractuele vereisten makkelijker. Als organisatie houd je je beter en makkelijker aan de regels/afspraken wanneer contractmanagement goed op orde is. - Kwaliteitsborging
Door prestatie-indicatoren vast te stellen, de voortgang te monitoren en tijdig in te grijpen bij eventuele tekortkomingen, kan de kwaliteit gehandhaafd worden en waar nodig worden verbeterd. - Relatiebeheer
Een positieve zakelijke relatie wordt met goed contractmanagement verkregen. Open communicatie, transparantie en samenwerking zorgen voor onderling vertrouwen en loyaliteit. Dit verhoogt de tevredenheid en maakt toekomstige samenwerkingen makkelijker. Vaak is dat goedkoper dan een nieuwe leverancier vinden. - Waarde-optimalisatie
De waarde uit contracten kan worden verhoogd door mogelijkheden te identificeren voor een betere samenwerking, een efficiëntieverbetering, innovatie, kostenbesparing of waardecreatie.
Als contractmanager kun je al door de volgende stappen te nemen meerwaarde creëren:
Beheer contractopslag
Als contracten op een centrale plek worden opgeslagen, zwerven ze niet door de organisatie en kan elke relevante afdeling makkelijk en snel bij de gewenste contracten. Daarnaast zorgt een centrale plek ervoor dat iedereen dezelfde contracten voor zich heeft en niet verschillende versies.
Rapportages en analyses opstellen
Een rapportagesysteem is een volgende stap om voordelen te behalen. Dit geeft de kans om de prestaties van de contracten te analyseren en identificeren van kansen.
Slim schrijven en sjablonen opstellen
Het stroomlijnen van het opstellen van contracten kan veel tijd en fouten schelen. Met een softwareprogramma (of zelf) kunnen vooraf gedefinieerde sjablonen die voor meerdere contracten gelden opgesteld worden.
Hoe word je een contractmanager?
Om te beginnen wordt vrijwel altijd om een afgeronde bachelor en/of masteropleiding. Dit kan in de richting van bedrijfskunde of financieel- en economisch management maar ook mensen met een juridische achtergrond gaan vaak contractmanagement in. Ook vanuit inkoop is het goed mogelijk de overstap naar contractmanagement te maken.
Het is mogelijk om een startersfunctie als contractmanager te krijgen. Vaak wordt dan alsnog wel kennis van inkoopprocessen en contractbeheer gevraagd.
Er zijn ook diverse cursussen en opleidingen die handig zijn wanneer je als contractmanager aan de slag wilt, zoals o.a. bij NEVI, NCOI, Conducto en Bestuursacademie.
Contractmanager bij Goedemensen
Als contractmanager bij Goedemensen sta je ook echt voor het creëren van die meerwaarde voor je opdrachtgever. Je zet met name je kennis en vaardigheden in voor onze publieke klanten, zoals ministeries, gemeenten of waterschappen. In de meeste opdrachten wordt sterk stakeholdermanagement verwacht en is het houden aan de gemaakte afspraken erg belangrijk. Je hebt een sterk oog voor kwaliteit en kunt dit, o.a. door je goede stakeholdermanagementskills, overbrengen bij je collega’s en andere belanghebbenden.
Bij Goedemensen leggen we veel focus op de voorbereiding, waardoor we zorgen voor een soepele uitvoering van het contract. Het managen van de verwachtingen en heldere afspraken is namelijk waar vaak de crux zit als het misgaat. Zo halen we de beste kwaliteit en voorkomen we dus vervelende verrassingen, zoals budgetoverschrijding.
Waar je in een opdracht bijvoorbeeld mee bezig kan zijn, is:
- (Zelfstandig) uitvoeren van contractmanagementtaken (implementeren, toezicht houden, sturen op voorwaarden en escalaties oplossen)
- (Strategisch) partner zijn voor zowel interne als externe belanghebbenden
- Het volwassenheidsniveau van contractmanagement vergroten
Zie onderstaand vacatures bij Goedemensen als contractmanager:
