Bij Goedemensen werken wij dagelijks aan verbetering van processen bij onze opdrachtgevers. Een van de concepten die we graag met je willen delen, is het Inkoopproces van Weele. Dit inkoopproces is ontwikkeld door Professor Arjan van Weele, een vooraanstaande autoriteit op het gebied van inkoopmanagement. Het is een leidraad voor de manier waarop bedrijven hun inkoop kunnen organiseren en optimaliseren. Wij leggen je graag uit hoe dit proces werkt en hoe wij het toepassen.
Denise van draanen
businessmanager inkoop publiek
Geertje Keune
Businessmanager inkoop privaat
Allereerst: wat is strategische inkoop?
Als je een strategisch inkoopproces implementeert, ga je verder dan alleen het bestellen en ontvangen van goederen en diensten. Je start met het identificeren van de behoeften van je organisatie. Dit betekent niet alleen het begrijpen van wat je op korte termijn nodig hebt, maar ook het vooruitzien en plannen van wat je in de toekomst nodig zult hebben. Vervolgens onderzoek je de markt, bepaal je welke leveranciers de goederen of diensten kunnen leveren die je nodig hebt en evalueer je deze leveranciers op basis van criteria zoals prijs, kwaliteit, leveringssnelheid en betrouwbaarheid.
Daarna ga je over op het onderhandelen en afsluiten van contracten met de gekozen leveranciers. Dit omvat niet alleen de prijs, maar ook zaken als leveringstermijnen, betalingsvoorwaarden en eventuele servicevoorwaarden. Zodra het contract is afgesloten, beheer je de relatie met de leverancier en controleer je of de afspraken worden nagekomen.
Je evalueert ook regelmatig de prestaties van de leverancier en past de strategie indien nodig aan. Het doel van een strategisch inkoopproces is niet alleen om goederen en diensten tegen de laagste prijs te krijgen, maar ook om sterke relaties met leveranciers op te bouwen, risico’s te beheren en de algehele waarde voor de organisatie te maximaliseren.
Wat zijn de voordelen?
Indien goed toegepast, kent strategische inkoop vele voordelen:
- Efficiency: Minder tijd en middelen besteden aan het handmatig afhandelen van inkooporders.
- Verbeterde specificatie: Betere identificatie van behoeften leidt tot betere beslissingen.
- Betere relaties met leveranciers: Als inkoper bouw je sterke relaties op die kunnen leiden tot betere prijzen en kwaliteit.
- Inkoopstrategie: Je inkoopactiviteiten sluiten aan bij de algemene strategie van je organisatie.
- Tevredenheid van afnemers: Door optimalisatie van het inkoopproces worden de behoeften van de afnemers beter vervuld.
- Management: Verbetert inkoopmanagement door betere meting van leveranciersprestaties en risicobeheersing.
- Risicobeheersing: Minder risico’s door grondige evaluatie van potentiële leveranciers.
- Duurzaamheid: Bijdragen aan duurzaamheidsdoelen door het selecteren van leveranciers die zich inzetten voor duurzame praktijken.
Goedemensen en het inkoopproces van Weele
Ons doel is om werkprocessen als inkoper bij onze opdrachtgevers te optimaliseren, automatiseren en te standaardiseren. Wij geloven dat kennisdeling en begrip essentieel zijn voor succesvolle bedrijfsvoering. Voor een succesvolle bedrijfsvoering is echter meer nodig dan geloof alleen: je moet het lef hebben om verandering in gang te zetten. Dat is waar wij om de hoek komen kijken.
Onze mensen kijken kritisch naar onder andere de inkoopprocessen van onze klanten. Door middel van gericht advies en innovatieve projecten zorgen wij voor verbetering. Het inkoopproces beter, efficiënter en leuker maken voor onze klanten: dat is onze expertise.
Klinkt dit interessant? Bekijk eens onze inkoop vacatures. Bij Goedemensen zijn wij regelmatig op zoek naar… ja, goede mensen. Professionals die zich inzetten om positieve verandering teweeg te brengen bij onze opdrachtgevers in zeer uiteenlopende sectoren.
De 6 hoofdstappen van “van Weele”
Het inkoopproces van Weele bestaat uit zes duidelijk gedefinieerde stappen die je als inkoper toepast. Deze stappen zijn bedoeld om structuur te geven aan de inkoop, variërend van het specificeren van behoeften tot aan de nazorg van de inkoop.
Wanneer het inkoopproces van Weele goed wordt geïmplementeerd, toegepast en bewaakt, kent dit alleen maar voordelen. Meer transparantie en houvast, kleinere foutmarges, meer snelheid en efficiëntie en kostenbesparing zijn stuk voor stuk directe resultaten voor organisaties die dit proces implementeren.
Dit klinkt allemaal erg analytisch, maar er zit ook een menselijke kant aan dit inkoopproces. Ook op dat gebied biedt Goedemensen een belangrijke meerwaarde. Niet voor niets is ons credo “Alles kan leuker en beter”: met een geoptimaliseerd inkoopproces krijgen medewerkers meer plezier in hun werk.
Hoe het inkoopproces van Weele precies werkt, lees je in de onderstaande stappen.
Stap 1: Specificeren
De eerste stap in het proces is specificeren. Dit houdt in dat we de behoeften van het bedrijf in kaart brengen. Wat hebben we precies nodig? Waar moet het aan voldoen? Dit zijn vragen die we in deze fase beantwoorden om zo specifieke, meetbare en relevante inkoopdoelstellingen te stellen.
Stap 2: Selecteren
Vervolgens gaan we over tot selecteren. In deze fase kiezen we de meest geschikte leveranciers (dit kunnen huidige leveranciers zijn, maar ook nieuwe leveranciers) op basis van hun vermogen om aan de gespecificeerde behoeften te voldoen. We beoordelen potentiële leveranciers op basis van prijs, kwaliteit, leverbetrouwbaarheid en service.
Stap 3: Contracteren
De derde stap is contracteren. Hier onderhandelen we (uiteraard met of namens de opdrachtgever) over de voorwaarden en sluiten we contracten met de geselecteerde leveranciers. Deze contracten leggen de rechten en plichten van beide partijen vast en vormen het raamwerk voor de toekomstige samenwerking.
Stap 4: Bestellen
Zodra de contracten zijn afgesloten, gaan we verder met bestellen. Dit is de daadwerkelijke inkoop van goederen of diensten op basis van de vastgelegde afspraken in de contracten.
Stap 5: Bewaken
Na het bestellen komt de fase van bewaken. In deze stap houden we nauwlettend in de gaten of de leveringen voldoen aan de afgesproken specificaties en termijnen. Het is belangrijk om snel in te grijpen als er afwijkingen zijn, om te voorkomen dat problemen escaleren.
Stap 6: Nazorg
De laatste stap in het inkoopproces is nazorg. Hier evalueren we de resultaten van de inkoop, lossen we eventuele problemen op en kijken we naar mogelijkheden voor verbetering in toekomstige inkoopprocessen.
Het professionaliseren van de inkoopafdeling met van Weele
Door het implementeren van het inkoopproces van Weele, zorgen wij bij onze klanten voor een professionele inkoopafdeling. Het proces biedt structuur en houvast, maakt de inkoopactiviteiten meetbaar en stimuleert continue verbetering.
Structuur is daarbij de sleutel. Elke stap is zorgvuldig vastgelegd. Wanneer wij dit inkoopproces implementeren bij onze opdrachtgevers, zorgen wij er uiteraard voor dat alle medewerkers de juiste kennis krijgen aangeleerd om alle stappen van het proces zorgvuldig te controleren.
Het inkoopproces van Weele stelt je in staat om strategische beslissingen te nemen over inkoop en biedt een hulpmiddel om relaties met leveranciers op te bouwen en te onderhouden.
De combinatie met e-procurement
Als je e-procurement gebruikt, maak je gebruik van elektronische systemen en technologieën om de aankoop van goederen en diensten te vergemakkelijken. Dit omvat het hele proces, van initiële zoekopdracht, leveranciersselectie, orderplaatsing tot betaling. De voordelen zijn aanzienlijk: je kunt kosten besparen, efficiënter werken en je supply chain optimaliseren. Door e-procurement in te zetten, ben je in staat om transacties sneller en nauwkeuriger uit te voeren, terwijl je een beter inzicht krijgt in je uitgaven. Dit helpt je om geïnformeerde beslissingen te nemen en je bedrijfsstrategie verder te verbeteren.
Een belangrijk voordeel van het combineren van het inkoopproces van Weele met e-procurement is dat het een nog meer gestructureerd, efficiënt en transparant inkoopproces mogelijk maakt. Dit zorgt voor kostenbesparingen en betere relaties met leveranciers. Bovendien zorgt de automatisering van processen voor een snellere verwerkingstijd, minder administratieve lasten en een lagere kans op fouten. Daarnaast biedt het gebruik van e-procurement waardevolle data-analyse mogelijkheden, waardoor je beter geïnformeerde inkoopbeslissingen kunt nemen.