Hefboomproducten →
ervaren onderhandelaar
Strategische producten → strategische inkoper
Routineproducten → operationeel inkopers
Knelpuntproducten →
ondersteund tactisch inkoper
De in 1983 ontwikkelde matrix is tot op de dag van vandaag een veelgebruikte matrix voor inkopers. Hiermee kan namelijk de inkoopstrategie van een bepaalde categorie bepaald worden. De relatie tussen de leverrisico’s en de kosten worden in kaart gebracht. Het is een eenvoudig model wat werkt op basis van twee dimensies: 1) het belang van de categorie voor organisatie en 2) de complexiteit van de markt.
Denise van Draanen
Businessmanager inkoop publiek
De vier categorieën toegelicht
1. Hefboomproducten
Voorbeeld: transport, uitzendkrachten, veel voorkomende grondstoffen.
Benadering: Je hebt de ruimte om te onderhandelen want er is vervangbaarheid van zowel product als leverancier. Grote hoeveelheden worden in deze categorie vaak ingekocht, tegen betere prijzen.
Soort contract: standaardcontract en standaard inkoopvoorwaarden volstaan. Houd rekening met een kortere looptijd en de optie toe te voegen om tussentijds te beëindigen. Het kunnen wisselen van leveranciers is hier namelijk van belang.
2. Strategische producten
Voorbeeld: schaarse grondstoffen, speciale software of apparatuur
Benadering: gezien de hoge kosten en schaarste in leveranciers is het zinvol een samenwerking danwel partnerschap aan te gaan met wederzijds vertrouwen én wederzijdse afhankelijkheid.
Soort contract: maatwerk contract. Contractdeskundigen worden ingeschakeld om de juiste clausules op te stellen o.g.v. commerciële en juridische risico’s.
3. Routineproducten
Voorbeeld: catering, kantoorfaciliteiten, schoonmaakdiensten
Benadering: een betrouwbare leverancier met concurrerende prijzen is hier van belang. Het beperken van het aantal leveranciers en werken met raamcontracten is aan te raden. Diensten kunnen gebundeld worden en een vaste – lage – prijs afgesproken.
Soort contract: een standaardcontract met dito inkoopvoorwaarden is goed. Mochten er aanpassingen gedaan worden, is een juridische blik aan te raden
4. Knelpuntproducten
Voorbeeld: onderdelen van machines, specialistische kennis, zeldzame grondstoffen.
Benadering: de toelevering laten verzekeren door de leverancier is een verstandige keuze. Net als het inkoopproces automatiseren en volume-bestellingen optimaliseren. Continuïteitsplannen ontwikkelen, alternatieve leveranciers zoeken en de keten straks in de gaten houden hoort bij deze categorie.
Soort contract: een maatwerkovereenkomst is hier verstandig.
Hoe wordt de Kraljic matrix in de praktijk toegepast?
Inkopers kunnen de matrix op verschillende manieren inzetten en strategische inkoopbeslissingen bepalen. De volgende vier manieren lichten we toe:
- Classificatie van inkoopcategorieën: de inkoper kan alle inkoopcategorieën binnen de organisatie analyseren en in de Kraljic matrix plaatsen. Zo identificeert de inkoper de kritieke categorieën en verkrijgt inzichten in het inkoopveld.
- Strategische richting bepalen: door het overzicht van de matrix te hebben, kan de inkoper bepalen welke categorieën strategisch zijn. Hiervoor moeten namelijk lang termijn relaties worden opgebouwd, innovatie oplossingen worden bedacht en waardecreatie worden nagestreefd.
- Inkoopstrategieën toepassen: iedere kwadrant in de matrix suggereert een bepaalde inkoopstrategie. Denk bijvoorbeeld het aangaan van strategische partnerschappen, het onderhandelen van prijsvoorwaarden of het opzetten van gestandaardiseerde processen.
- Risico- en leveranciersbeheer: door het gebruik van de matrix worden risico’s geïdentificeerd, zoals de goederen in de knelpuntcategorie. Een inkoper moet dan alternatieve leveranciers zoeken, continuïteitsplannen opstellen of hiaten in de leveringsketen oppakken en beheersen.
Een gestructureerde benadering om inkoopstrategieën te plannen en uit te voeren worden inzichtelijk gemaakt aan de hand van de Kraljic matrix.
