Besparen aan de hand van een spendanalyse

headerimg
Uitgavenanalyse is een belangrijk bedrijfsproces dat organisaties helpt om kosten te verlagen en meer waarde te halen uit leveranciersrelaties. Bij een spendanalyse worden de uitgaven op een gedetailleerd niveau getoetst. Daarbij komen patronen en inzichten aan het licht die onderpresteren. Door continue de uitgaven te analyseren zorg je ervoor dat er op het gebied van inkoop geen geld lekt. 

Beter aanbesteden middels een spendanalyse

Een spend analyse is een proces waarbij een organisatie de uitgaven en kosten analyseert die verband houden met de inkoopactiviteiten. Dit kan variëren van het onderzoeken van de inkoopuitgaven van een specifiek project tot het analyseren van de totale uitgaven van een organisatie over een bepaalde periode. 

Een spendanalyse geeft antwoord op vragen als waar geven we geld aan uit en krijgen we waar voor ons geld?

De voordelen van een spendanalyse

Een spendanalyse kan waardevolle inzichten opleveren en heeft verschillende voordelen voor organisaties. We hebben de belangrijkste voordelen op een rijtje gezet:

  • Kostenbesparing: Een spendanalyse helpt organisaties om kostenbesparingen te identificeren en te realiseren. Door een grondige analyse van de inkoopuitgaven kunnen organisaties inzicht krijgen in de uitgavenpatronen en identificeren waar er mogelijkheden zijn om kosten te verlagen. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het identificeren van leveranciers met hogere prijzen of het identificeren van overbodige uitgaven. Met deze inzichten kunnen organisaties strategische beslissingen nemen om de inkoopkosten te verlagen en de algehele operationele efficiëntie te verbeteren.
  • Leveranciersbeheer: Een spendanalyse kan ook helpen bij het effectievere beheer van leveranciersrelaties. Door een analyse van de inkoopuitgaven kunnen organisaties inzicht krijgen in de prestaties van verschillende leveranciers, zoals de kwaliteit van de geleverde producten of diensten, de betrouwbaarheid van de leveringen, en de prijsstelling. 

Dit stelt organisaties in staat om leveranciers te beoordelen en de juiste beslissingen te nemen met betrekking tot het al dan niet voortzetten van samenwerking met specifieke leveranciers. Het kan ook helpen bij het onderhandelen van betere contractvoorwaarden en prijsstelling met leveranciers, waardoor de organisatie mogelijk kosten kan verlagen en betere waarde kan krijgen voor de geleverde producten of diensten.

  • Inkoopbeleid en compliance: Een spendanalyse kan organisaties helpen bij het evalueren van hun inkoopbeleid en het waarborgen van compliance met de interne en externe regelgeving. Door de uitgavengegevens te analyseren, kunnen organisaties zicht krijgen op de naleving van het inkoopbeleid en kunnen eventuele afwijkingen worden geïdentificeerd. 

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het gebruik van voorkeursleveranciers, naleving van contractuele voorwaarden, of naleving van wettelijke voorschriften en regelgeving. Een spendanalyse kan helpen bij het identificeren van risico’s en het implementeren van maatregelen om de compliance te verbeteren, waardoor het risico op boetes, sancties of reputatieschade wordt verminderd.

  • Strategische besluitvorming: Een spendanalyse kan ook waardevolle inzichten opleveren voor strategische besluitvorming. Door de uitgavengegevens te analyseren, kunnen organisaties trends en patronen identificeren

Geertje Keune
Businessmanager inkoop privaat

Werken als inkoper

Als inkoper is het werken met spendanalyses een onderdeel van je werk. Ben je enthousiast geraakt na dit artikel of wil je meer weten? Neem contact op of check onze vacatures!

Check de vacatures
Carleen Hartveld, adviseur aanbesteden
ander artikel lezen?

Hoe maak je een spendanalyse?

  1. Het proces van uitgavenanalyse begint met het definiëren van de belangrijkste doelstellingen. Door het definiëren van de doelstelling kader je het project af en helpt je de juiste gegevens te verzamelen. 
  2. De volgende stap is het identificeren van alle relevante gegevensbronnen – uitgavengegevens kunnen verspreid zijn over meerdere systemen die door verschillende afdelingen worden gebruikt. Verzamel alle data in een centrale database.
  3. Veel organisaties lopen bij de vorige stap tegen het feit aan dat er diverse gegevensbronnen met een ander format hebben. Deze data dient eerst in een format gegoten te worden, waarna de data opgeschoond kan worden.
  4. Nu de data gecentraliseerd en opgeschoond is kun je alle gerelateerde leveranciers aan elkaar koppelen. Bestedingsgegevens bevatten vaak meerdere leveranciers die in praktijk verschillende divisies van hetzelfde bedrijf zijn. 
  5. Categoriseer de uitgaven. Door de uitgaven de categoriseren creëer je een overzicht van de grote hoeveelheid uitgave data. De categorisering kun je specificeren door gebruik te maken van subcategorieën.
  6. Ten slotte kunnen bedrijven de gegevens analyseren en visualiseren met behulp van business intelligence of rapportagetools. Met de resultaten van de analyse kan het bedrijf strategische bedrijfsbeslissingen nemen.

Wat is het verschil tussen een spend- en inkoopanalyse?

Een spendanalyse en inkoopanalyse vertonen enigszins overlap, maar zijn niet hetzelfde. Een spendanalyse richt zich namelijk op het analyseren van alle uitgaven van een bedrijf, ongeacht of ze zijn gedaan via de inkoopafdeling of niet. Het doel van een spendanalyse is om inzicht te krijgen in de uitgavenpatronen en besparingsmogelijkheden te identificeren.

Een inkoopanalyse daarentegen richt zich specifiek op de inkoopactiviteiten van een bedrijf. Het gaat hierbij om het analyseren van de prestaties van de inkoopafdeling, inclusief leveranciersprestaties, aankoopproces, contractbeheer etc. Het doel van een inkoopanalyse is om de efficiëntie en effectiviteit van de inkoopactiviteiten te verbeteren en de kosten te verlagen.

Kosten besparen? Investeer in een spendanalyse
Neem contact met ons op footercta-signup